レンタルオフィスでの郵便物の対応は？管理方法からみる最適なサービスの選び方

レンタルオフィスの住所宛てに届いた郵便物は、サービス内容に応じて管理されます。今回は、レンタルオフィスにおける郵便物の対応についてまとめました。選定時のチェックポイントや注意点も解説します。

レンタルオフィスは郵便物の受け取りに対応

多くのレンタルオフィスでは、郵便物の受け取りに対応しています。サービスによっては、受け取った郵便物の転送も可能です。郵便物の対応については、契約書もしくは利用規約に記載されているため、事前に確認しておくとよいでしょう。

レンタルオフィスのサービス内容の詳細を知りたい方は、こちらをご参照ください。

レンタルオフィスにおける郵便物の管理システムの種類

レンタルオフィスに届いた郵便物は、主に次の3通りの方法で管理されます。

管理システム	仕組み	特徴・注意点
私書箱式	個別に設置された占有ポストや宅配ボックスに投函される	鍵付き・暗証番号式で防犯性が高く、受取時間の制限もほぼなし。ただしサイン必須の郵便物は不在扱いになる
代行式	エントランスの有人受付が収受を代行する	スタッフ常駐時間帯は不在・再配達の心配なし。好きな時間に受け取り可能で、収受時に通知が入るサービスもある
転送式	収受した郵便物を所定のタイミングで占有スペースまで届ける	コンシェルジュ・秘書代行サービスを展開するレンタルオフィスに多い。取りに行く手間が省ける

私書箱式

私書箱式とは、受け取った郵便物が、個別に設置されている占有ポストや宅配ボックスなどに投函されるスタイルです。アクセスできるのは契約者のみで、鍵付きや暗証番号式など防犯性に優れた仕組みになっています。受取時間の制限もほとんどありません。

ただし、私書箱式だと通常の郵便受けと同様、サインが必要な郵便物を直接受け取れないときには不在扱いとなります。

代行式

郵便物の収受を代行するスタイルのサービスでは、一般的に、エントランスに設置された有人受付が設置で対応します。スタッフが常駐の時間帯であれば、不在・再配達になる心配がありません。好きな時間に取りに行けるほか、サービスによっては収受の際に通知が入ることもあります。

転送式

レンタルオフィスでは、郵便物の転送サービスを提供している場合もあります。主に、コンシェルジュサービスや秘書代行といったビジネスサポートを展開しているレンタルオフィスで提供されていることが多い管理スタイルです。

収受代行だけではなく、占有スペースまで所定のタイミングで手元まで届けてもらえるため、取りに行く手間が省けます。「時間や人手が足りずになかなか受け取りに行けない」「ビジネスの貴重な時間を有効活用したい」という方は、ぜひ活用を検討してみてください。

【オフィス形態別】一般的な郵便物の対応方法

ここでは、レンタルオフィスによくある3つの形態ごとに、一般的な郵便物の対応方法をみていきましょう。

オフィス形態	主な対応方式	特徴
レンタルオフィス	私書箱式	受け取りのタイミングや保管期間はサービスによって異なり、きめ細やかな収受・管理には対応していないケースが多い
シェアオフィス	私書箱式・転送式	サービスによっては住所利用に対応しておらず、郵便物の配送先に指定できない場合がある
サービスオフィス	有人受付による代行式	対応範囲が幅広く、細部まで行き届いたプロフェッショナルかつハイセキュリティな管理体制
バーチャルオフィス	私書箱式（転送対応サービスもあり）	実体のあるワークスペースがないため、郵便物管理がサービスの中心的な価値となる

レンタルオフィス

レンタルオフィスとは、完全個室のレンタルオフィスです。ビジネスに必要なリーズナブルな占有スペースおよび最低限のオフィス設備、共用スペースが提供されます。

一般的なレンタルオフィスにおける郵便物の対応は、主に私書箱式です。受け取りのタイミングや保管期間はサービスによってさまざまですが、きめ細やかな収受・管理には対応していないケースが多いといえます。

シェアオフィス

シェアオフィスとは、共有フロアの一角を間仕切りしたスタイルのレンタルオフィスです。いわゆる間借りのことであり、コワーキングスペースも同形態に含まれます。

シェアオフィスでの郵便物収受は、私書箱式や転送式で対応するのが一般的です。ただ、サービスによっては住所利用に対応していないケースがあり、その場合は郵便物の配送先に指定できないので注意しましょう。

サービスオフィス

サービスオフィスとは、よりハイグレードなレンタルオフィスの提供に特化したオフィスソリューションです。ラグジュアリーな内装・外装と、充実したオフィスサポートを兼ね備えたプレミアムなサービスとなっています。

サービスオフィスでは、郵便物対応もプロフェッショナルかつハイセキュリティです。対応範囲が幅広く、有人受付による細部まで行き届いた管理体制となっているため、安心して任せられます。

サービスオフィスの詳細はこちらの記事で解説しています。ぜひ併せてご覧ください。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、ビジネスアドレスのレンタルサービスです。いわゆる住所貸しサービスであり、実体のあるワークスペースはありません。

バーチャルオフィスの郵便物管理は、主に私書箱式です。転送に対応するサービスもあり、ニーズやリソースに応じて選べます。

住所貸しやバーチャルオフィスのサービス内容について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

レンタルオフィスにおける郵便物管理システムのチェックポイント

レンタルオフィスの選定時には、郵便物管理に関わる次の4つのポイントをチェックしておきましょう。

対応できる郵便物の種類

郵便物の受け取りに対応するレンタルオフィスは多いが、管理できる範囲はサービスによってさまざまです。自社に頻繁に届く郵便物の種類を踏まえ、ニーズに合うサービスを選ぶことが大切です。

通常郵便物（手紙・はがき・DMなど）

手紙やはがき、ダイレクトメールといった通常郵便物は、多くのレンタルオフィスで問題なく受け取れます。私書箱式・代行式のどちらでも対応できることが大半です。

宅配便・荷物

サイズや個数の多い宅配便・荷物は、サービスによって対応可否や追加料金の有無が分かれます。保管スペースの広さにも限りがあるため、事前に取り扱いの範囲を確認しておきましょう。

特殊郵便物（書留・着払い・冷蔵便など）

着払いや書留、要冷蔵の荷物、海外郵便などの特殊郵便物は、収受・保管に対応していないケースもあります。こうした郵便物が届く可能性がある場合は、契約前に対応範囲を必ず確認してください。

郵便物対応にかかる料金

レンタルオフィスによっては、郵便物対応を依頼する際、基本料金とは別に費用が発生することがあります。また、有人受付や転送など、特定の管理方法にグレードアップする場合にオプション料金がかかる場合もあります。

料金体系や追加費用はサービスごとに異なるため、あらかじめ確認しておくことで、最適なサービスが選べるはずです。

郵便物の保管期間

サービスによっては、郵便物の保管期間が設定されている場合があります。期限を過ぎると、返送されることもあるので注意しなければなりません。外出や出張が多く、なかなか受け取れない場合は、保管期間の長いサービスを選ぶとよいでしょう。

通知・転送の有無やタイミング

届いた郵便物に関する通知・転送の有無やタイミングは、レンタルオフィスを選ぶ重要な基準になります。レンタルオフィスには、郵便物の通知サービスや転送に対応しているものと、そうでないものがあるからです。

また、通知・転送のタイミングもサービスによって異なります。荷物を速やかに受け取りたいなら、随時通知・転送に対応するサービスがおすすめです。

レンタルオフィスでの郵便物取り扱いの注意点

レンタルオフィスにおける郵便物の取り扱いやサービス利用に関して、次の2つのポイントに注意してください。

郵便物の受け取りに対応していないサービスも存在する

郵便物の対応方法は、サービスによって多種多様です。例えば、有人エントランスがあると郵便物の対応も行ってもらえると思うかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。思い違いやトラブル回避のためにも、契約前に必ず確認しておきましょう。

特殊な郵便物が届くときは事前に連絡しておく

大型や数の多い荷物、食品、現金書留といった特殊な郵便物が届くことが分かっているときは、事前に受付に連絡しておくことをおすすめします。届いた郵便物の種類によっては、受け取ってもらえない、もしくは保管場所に困るかもしれません。あらかじめ通知しておけば、収受や保管がスムーズになるほか、受け取りの可否の確認にもなって一石二鳥です。

郵便物をスマートに管理できるレンタルオフィスを選ぼう

郵便物の管理システムは、レンタルオフィスの利便性を左右する要素の一つです。自社に届くことの多い郵便物の種類や利用頻度に応じたサービスを選ぶことで、スムーズな収受管理が実現します。

「エグゼクティブセンター」の郵便物管理は、有人受付による代行・転送システムです。郵便物・小包の収受はもちろん、転送やスキャンといったサービスにも追加料金なしで対応します。届いた郵便物は、専用アプリ経由で写真と併せて通知するスタイルとなっており、タイムラグが発生しません。ビジネスの利便性やスピードを向上するエッセンスとなるプロフェッショナルなサービスを、ぜひ体験してみてください。