フレキシブルオフィスとは？形態ごとの特徴と最適なオフィスを選ぶための豆知識

ワークスタイルの多様化や、コロナ禍をきっかけとするテレワークの増加などを経て、オフィスの在り方が大きく変わりました。その中で、注目されているオフィス形態が「フレキシブルオフィス」です。

この記事では、フレキシブルオフィスの意味や種類、メリット・デメリットなど、利用を検討している方が知っておきたい知識や情報をまとめました。自社の目的やニーズに合ったフレキシブルオフィスを選ぶポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

フレキシブルオフィスとは

まず、フレキシブルオフィスとはどのようなものなのかを確認していきましょう。

フレキシブルオフィスの意味

「フレキシブルオフィス」とは、従来の固定的なオフィスとは異なる、流動的なオフィス形態の総称です。「柔軟な」「融通の利く」といった言葉を意味する「Flexible」を語源とします。

一般的には「従来の賃貸オフィスのような賃貸借契約によらない契約形態で提供されるワークスペース」と定義付けられていることが多いです。とはいえ、法的に厳密な定義はなく、プロバイダーごとに多彩なフレキシブルオフィスが展開されています。

フレキシブルオフィスと賃貸オフィスの違い

フレキシブルオフィスと賃貸オフィスの違いは「契約形態」「契約期間」「内装・設備の状態」「ビジネスサポートの有無」の4点にあります。

従来の賃貸オフィスは、オーナーと建物賃貸借契約を結び、契約期間は年単位となるケースが大半です。基本的に、ワークスペースのみが提供され、内装・設備などはすべて借主が整える必要があり、付属サービスもほとんどありません。

一方、フレキシブルオフィスは、建物賃貸借契約（定期建物賃貸借契約）を締結することもありますが、サービス（施設）利用契約となっているケースも多いです。契約期間は、日単位から月単位、年単位まで幅広く設定されており、用途や利用頻度などに合わせて選べます。また、あらかじめビジネス家具や設備がある程度整備されているため、セットアップが完了すれば、スピーディーに入居可能です。ワークスペースと内装・設備に加え、プロバイダーごとにさまざまなビジネスサポートが展開されており、自社リソースの代わりとして活用できます。

フレキシブルオフィスの市場規模

フレキシブルオフィスの市場規模は、年々拡大しているといわれています。世界市場におけるフレキシブルオフィスの市場規模は、2024年時点で推定618億米ドルとなりました。その後も成長を続け、2030年には1,017億米ドルに達すると予想されています*1。

国内では、2020年時点に推定800億円、2026年には2,300億円規模に成長する見込みです*2。今後も、国内外で安定した成長率が予測され、働き方改革やテレワーク導入の推進、ワークスタイルの多様化に伴い、拠点数や利用者もますます増えていくと考えられています。

出典：
＊1 フレキシブルオフィスの世界市場｜Market Glass, Inc.（Formerly Global Industry Analysts, Inc.）
＊2フレキシブルオフィス市場2026年に2,300億円規模に｜株式会社日本能率協会総合研究所｜PR TIMES

フレキシブルオフィスの種類

ここでは、代表的な5種類のフレキシブルオフィスの特徴をみていきましょう。

レンタルオフィス

「レンタルオフィス」とは、占有スペースとして個室を提供するスタイルのフレキシブルオフィスです。レンタルオフィスの一種として、立地や外装・内装、サービス内容がよりハイグレードであることにこだわった「サービスオフィス」も存在します。

個室は基本的に施錠可能で、ワークスペースとその中に設置されている設備すべてが占有可能です。住所・電話番号やワークスペース、共用スペースといった基本設備に加え、受付や秘書・総務など有人のビジネスサポートが提供されるサービスもあり、自社リソースとして活用できます。

シェアオフィス

「シェアオフィス」とは、ワンフロアを間仕切りした一区画、もしくはフロア内に設置されたデスクの一つが占有スペースとして割り当てられるスタイルのフレキシブルオフィスです。「シェアタイプのサテライトオフィス」や「ワーケーション施設」として展開しているプロバイダーも存在します。

シェアオフィスでは、ワークスペースを含め、レンタルできるすべてのものが基本的に共用設備です。利用方法は、月単位・年単位などの定期利用契約である「サブスクリプション」、もしくは予約なし・飛び入りで利用できる「ドロップイン」のいずれかに設定されています。

近年は、固有デスクや個室を別途に提供したり、来客や電話・郵便物の細やかな対応などの多彩なビジネスサポートを展開していたりするプロバイダーも増え、より柔軟な利用が可能になりました。

コワーキングスペース

「コワーキングスペース」とは、シェアオフィスの別形態です。多種多様な利用者がワークスペースを共用する点や、基本的なシステムはシェアオフィスと同じですが、コワーキングスペースは「利用者間の交流促進」に重きが置かれています。コミュニケーション施設としての一面を持ち、他企業・他業種との交流を促す仕組みです。

例えば、ワークスペースがフリーアドレス制になっていたり、各種セミナー・イベントへの参加・開催が可能だったりなど、新たなビジネスやイノベーション創出を促す仕掛けが設けられています。

バーチャルオフィス

「バーチャルオフィス」とは、ビジネスアドレスのレンタルサービスです。いわゆる「住所貸しサービス」の一種であり、住所や電話番号が提供され、名刺・ウェブサイトへの掲載や法人登記、各種許認可申請など、様々な用途に利用できます。プロバイダーによっては、電話・郵便物の一次応対やビジネスサポート、コワーキングスペース・会議室といった別途ワークスペースの提供など、多彩な付帯サービスが展開されていることもあります。

ただし、ほかのフレキシブルオフィスとは異なり、物理的なワークスペースは存在しません。そのため、法的な事務所要件が定められている一部の業種では利用できないこともあるので注意してください。

インキュベーションオフィス

「インキュベーションオフィス」とは、ワークスペースの提供と、経営相談・資金調達サポート、ビジネスマッチングなど、専門家による創業・成長支援がセットになったフレキシブルオフィスです。官公庁や自治体、学術機関の委託事業として展開されているケースが多い傾向にあります。

主なターゲットは、スタートアップやベンチャー企業など、起業間もない企業・事業者です。ただし、1〜3年程度の利用期限が設けられていることが多く、永続的な利用はできないため、計画的な活用と移転計画の立案が求められます。

一般的には、成長フェーズにある企業・事業者が、一つ上のステージへ進む足がかりとして活用されています。

フレキシブルオフィスのメリット

フレキシブルオフィスに拠点を置くことで、従来の賃貸オフィスにはない、次のようなメリットが得られます。

一等地のハイグレードなワークスペースでビジネスを速やかにセットアップできる

フレキシブルオフィスなら、一般的な賃貸オフィスだと大きなコストのかかる一等地のビジネスアドレスが手軽かつリーズナブルに手に入ります。また、あらかじめ家具・設備などの内装や通信環境、ビジネスラウンジなどが整った状態で提供されており、契約締結後、速やかに入居可能です。従来の賃貸オフィスだと、充実した内装・設備を整え、ビジネスのセットアップが完了するまでに、莫大な費用と時間がかかるケースも珍しくありません。

また、占有スペースだけでなく、共用部分の空間設計やデザインにこだわっているプロバイダーも多く、丁寧な来客対応やブランディングの向上にも貢献することもポイントです。自社で一から整備する場合と比べ、コストや時間的なリソース、それによる機会損失が防げます。

リソース不足を補うプロフェッショナルな有人サービスを活用できる

フレキシブルオフィスでは、設備の保守運用、清掃といったオフィス運営業務は基本的にすべてプロバイダーが担います。プロバイダーやプランによっては、受付や電話・郵便物の対応、総務・秘書業務の代行サービスなどが提供されるケースもあり、自社のリソースとして代替可能です。

こうした有人サービスは、単なる人手不足の補充やコスト削減にとどまりません。例えば、自社リソースをコア業務に集中させられることで、生産性向上が図れます。また、プロフェッショナルなビジネスサポートを活用することで、対外的なイメージアップやブランディング、働きやすさの実現にもつながるでしょう。特に、少数精鋭のスタートアップや、成長フェーズにある起業・事業者にとって、コア業務に集中できる時間的・人的リソースが確保できることは、大きな強みとなるはずです。

ビジネスのフェーズに応じて最適なワークスペースが設計できる

フレキシブルオフィスは、固定的なオフィス契約に縛られないため、規模の柔軟な拡大・縮小が可能です。従来の賃貸オフィスは、拡大・縮小の可否が限定的なことに加え、契約手続きも煩雑で、セットアップまでに数カ月〜1年もの時間がかかるケースも少なくありません。

フレキシブルオフィスなら、人数の増減、組織編成の変化など、その時々のビジネスのフェーズに応じた設計のオフィスがスピーディーにセットアップできます。主要エリアに拠点を置くサービスも多く、多拠点展開による事業エリア拡大や従業員の負担軽減、災害リスク軽減もスムーズに進められるでしょう。

他企業・他業種とのつながりが自然に生まれやすい

フレキシブルオフィスでは、さまざまな企業・業種と同居することになります。日常的な往来や業務を通し、自然に接点が生まれやすい環境です。

例えば、通勤途中や共用ラウンジの利用を通して生まれた何気ない出会いや会話から、新たなビジネスや共同・協業のきっかけがつかめるかもしれません。また、プロバイダーによっては、独自のコミュニティや、利用者間の交流を促すイベントが開催されているケースもあり、偶発的な出会いにとどまらないネットワーク形成が期待できます。

プレミアムなサービスほど、ハイグレードな利用者が集まる傾向にあるため、起業直後や、成長フェーズにある企業・事業者でも、プロフェッショナルとのつながりをつかむチャンスが得られるでしょう。

フレキシブルオフィスのデメリット

フレキシブルオフィスを利用するときは、次の2つのデメリットがあることに注意してください。

利用条件が初期仕様に依存することが多い

フレキシブルオフィスは、あらかじめ内装・設備が整っている、もしくは、ある程度設計済みのサービスとして提供されるサービスが大半です。利用条件・環境がプロバイダーの定めたルールに基づいており、サービスにもよりますが、現状の契約内容での大幅な人数・レイアウトなどの仕様変更は難しいかもしれません。

オフィス・事務所の内装・設備は、ビジネスの効率や生産性、対外的なイメージに直結します。目的やニーズに合ったオフィスに設計するためには、賃貸オフィス以上に、オフィス選びが肝心です。

セキュリティリスクを減らす工夫が必要になる

フレキシブルオフィスは、複数の企業と同居し、ほかの利用者と共用するスペースや設備も多いという性質上、セキュリティ対策の徹底が不可欠です。会話・電話内容や資料といった情報、来客対応など、一般的な賃貸オフィスより慎重に取り扱わなければなりません。

中でも、不特定多数が出入りすることの多い、シェアオフィスやコワーキングスペースのようなフレキシブルオフィスのセキュリティ対策は細心の注意を要します。もちろん、施錠・入退室管理やネットワーク管理など、基本的なセキュリティ対策はなされていることが多いものの、そのレベルはプロバイダーによってさまざまです。

特に、機密情報を取り扱う業種の企業・事業者がフレキシブルオフィスに拠点を置く際には、有人受付や個室環境の有無といった物理的セキュリティ、SSIDや専用LANなどの情報セキュリティが整ったワークスペースを選ぶことが推奨されます。併せて、パソコン・資料の置き忘れに注意する、施錠や音漏れ対策に配慮するなど、自社単位でのセキュリティ管理も必要です。

【ニーズ別】フレキシブルオフィスの選び方

ここでは、よくあるニーズ別に、自社に適したフレキシブルオフィスを選ぶヒントを紹介します。

メインのオフィスを開設したい

フレキシブルオフィスを利用して、メインの自社オフィスを開設したいときには、レンタルオフィスのような、個室の占有スペースが使えるフレキシブルオフィスをおすすめします。内装があらかじめ整った状態で、スピーディーにセットアップできるからです。

加えて、ワークスペース・設備など占有できるものが多く、プライバシー性・セキュリティ性が確保できます。家具や調度品、設備などが全体的にある程度の品質が保たれているケースが多く、ブランディングや来客対応のグレードを意識する方にも適しています。成長に応じて拡大・縮小も容易であり、メインのオフィスとして必要な機能をすべて備えた空間です。

サテライトオフィスを設置したい

サテライトオフィスにするフレキシブルオフィスは、立地・拠点の選択肢の多さが重要です。従って、複数拠点に個室が確保できるレンタルオフィスのほか、複数拠点を横断的に展開しやすいシェアオフィス・コワーキングスペースなども向いています。

拠点を分散することで、災害・パンデミック時などのBCP（事業継続）対策の効果も見込めます。働き方改革や通勤の負担軽減、採用エリア拡張など、事業の競争力強化につながる、機動的なオフィスが設置できるはずです。

テレワークを推進したい

テレワーク環境を整備したいときには、シェアオフィス・コワーキングスペースのような、必要に応じてより柔軟に利用しやすいフレキシブルオフィスが向いています。業務に集中できるデスクのほか、電話やウェブ会議などにも対応できるよう、専用のフォンブースや、個室の会議室などが利用できる環境がベストです。

一般的なレンタルオフィスと比べ、幅広い利用頻度に対応しやすいので、働き方・働く場所の選択肢が大きく広がります。

オフィスの利用を通して交流やコミュニティ形成を図りたい

他企業や異業種とのつながりを重視する場合は、コミュニティ形成に力を入れているコワーキングスペースが最適です。自然な交流が生まれやすいワークスペース設計になっているほか、イベント・セミナーなども積極的に開催されており、コネクション形成のきっかけがつかみやすくなります。

ワーケーション施設を設置して福利厚生を充実させたい

福利厚生の一環となるワーケーション施設を設置したいときには、リゾート地周辺にあるシェアオフィス・コワーキングスペースがおすすめです。代表的なのは、地方のフレキシブルオフィスですが、東京周辺でも、高級施設・文化施設・レストランなどが多い都会型アーバンリゾート区画「六本木」、都内にありながら自然が多く閑静で落ち着いた環境にある「目黒」、海辺で開放感あふれる横浜の「みなとみらい」周辺などがワーケーション施設の設置に向いています。

普段の喧騒から少し離れた環境でリフレッシュできる環境を整えれば、従業員の満足度向上が見込めるほか、生産性アップや人材確保・定着にもつながるかもしれません。

起業や新規事業の開発を進めたい

これから起業や新規事業の開発などを進めるなら、利用者間の交流が活発なコワーキングスペースが向いています。また、手厚い創業支援が受けられるインキュベーション施設もおすすめです。日常的な往来や共用設備の利用を通し、起業間もないビジネスに足りないことの多いステークホルダーとのつながりが、自然に生まれる可能性があります。

会社設立や起業前後の手続き・資金繰りなどをサポートするビジネスコンシェルジュを提供するサービスもあり、うまく活用すれば、成長フェーズを一気に駆け上がれるかもしれません。

必要なときだけ活用できるワークスペースがほしい

会議やイベント開催時など、必要に応じて柔軟に使えるワークスペースがほしいときは、ドロップインタイプのシェアオフィス・コワーキングスペースや、貸し会議室・イベントスペースの利用をおすすめします。必要なときに必要なぶんだけ活用できるので、オフィスの固定費削減と、ビジネスの機動性向上につながります。

外出先や、出張時のワークスペースとして設置しておくのも便利です。働く場所を自由に選べる、現代的なワークスペースが手に入ります。

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柔軟かつ多用途に活用できるフレキシブルオフィスは、多様化が進む現代のビジネスに最適化できるオフィス形態です。目的やニーズに合った形態のサービスを選定することで、理想のワークスペースが実現します。ただ、付帯する設備やサービスが多い反面、レイアウト変更が利きにくい傾向にあるため、基本料金の安さだけで選ぶと、品質面で満足できずに後悔してしまうかもしれません。

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