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サービスオフィスとは？類似形態との違いと失敗しない選び方を解説
近年、ワークスタイルの多様化が進み、オフィスの在り方も見直されている中で、より柔軟なワークスペースへのニーズが高まりつつあります。そこで近年、注目されている新しいオフィス形態が「サービスオフィス」です。
この記事では、サービスオフィスの概要やメリット・デメリットについて、別形態のフレキシブルオフィスとの比較した違いも踏まえて解説します。
サービスオフィスとは
まず、サービスオフィスとはどのようなワークスペースなのか確認していきましょう。
サービスオフィスの特徴
「サービスオフィス」とは、専門的なオフィスサービス付きワークスペースのサブスクリプションです。個室がレンタルできる「レンタルオフィス」の一種であり、会社経営・運営や業務に必要なハイクラスのインテリアや設備など、プロバイダーごとに異なる多彩なサービスが提供されます。
サービスオフィスの基本料金には、一般的なレンタルオフィスと同じく、ワークスペース・設備や水道・電気などのライフライン、インターネット回線といった費用が含まれていることも多く、投資対効果が高いことが特徴です。特に、オフィスの立地やイメージ、単なるワークスペースのレンタルにとどまらないハイレベルなサービスを求めている方から選ばれています。
サービスオフィス市場の動向
サービスオフィス市場は、年々拡大傾向にあります。特に都市圏では、2010年以降、サービスオフィスを含むフレキシブルオフィスの拠点数・面積・事業者数ともに右肩上がりです。
サービスオフィス市場の成長の背景には、IT・ハイテク分野の充実と働き方の多様化、オフィスコスト削減のニーズ増加にあります。加えて、テレワーク・リモートワークなど、ポストコロナをきっかけとするワークスタイルの「ニューノーマル化」により、サービスオフィスへの注目がさらに高まりました。
今後、サービスオフィスは、社会情勢やオフィス稼働率の変化へ柔軟に対応する新しいスタイルのワークスペースとして、需要がますます増えていくことが予想されています。
サービスオフィスの強み
次に、サービスオフィスで提供される主なサービスと、その特徴について説明します。
ラグジュアリーなインテリア
サービスオフィスの内装・インテリアや設備は、一般的なレンタルオフィスと比べ、高品質なものが取りそろえられている傾向にあります。
例えば、個室には有名ブランドの高機能なデスクやチェアなど、ハイグレードなインテリアがあらかじめ取りそろえられているサービスオフィスもあり、ラグジュアリーなワークスペースを占有できます。また、天井・壁紙のデザインや素材、防音性にこだわっているサービスもあり、機密保持に向いたプライベートな空間の確保が可能です。
プロバイダーによっては、表札にブランドロゴを入れたり、ワーキングスペースのレイアウトをカスタマイズできたりするなど、ブランディング向上に貢献するサービスを提供しています。さらに、各種OA機器が完備された会議室やイベントスペースを別途用意しているサービスも多く、ニーズに応じて多彩な用途に利用できるでしょう。
充実した高機能設備
サービスオフィスには、あらかじめビジネスに必要な設備が一通り設置されていることが多く、基本的にすべて自由に利用可能です。
例えば、電話機や複合機、シュレッダーなどのベーシックなビジネス機器はもちろん、大人数に対応した高速ネットワークサーバーが完備されていることもあります。多くの場合、サーバーは各プロバイダーが保守・管理するため、セキュリティやBCP対策も安心です。
そのほか、一部のサービスオフィスでは、サーバーラックや専用キャビネットなど、幅広い設備の設置に対応していることもあり、手軽にオフィス環境の向上が図れます。
好条件の立地
サービスオフィスは、その大半が「高級感」を重視していることから、アクセス良好な一等地に拠点を構えているケースが多い傾向にあります。オフィスの立地は、ビジネスのブランディングと、社会的信用度を左右する要素の一つです。サービスオフィスに入居するだけで、洗練されたプレミアムな立地の拠点が手に入ります。
プロ仕様のビジネスサポート
多くのサービスオフィスでは、各分野の専門的なビジネスサポートが利用できます。
例えば、有人受付での来客対応や多言語による電話応対、専門スタッフによる総務・庶務・秘書代行など、ホテルライクで上質なホスピタリティが提供されます。また、郵便物対応も、収受だけではなく、転送・追跡までカバーし、余計な手間や時間を取らせません。また、カフェやバリスタバーなど、スタッフの福利厚生と来客対応の充実につながる有人サービスが設置されているオフィスもあります。
一般的なレンタルオフィスでも、ビジネスサポートが提供されているケースはありますが、これほど上質なサービスが受けられるのはサービスオフィスならではの魅力です。
サービスオフィスと別形態のフレキシブルオフィスの比較
現在、サービスオフィスのほかにも、多彩なフレキシブルオフィスが展開されています。どのようなサービスが提供されるかは、プロバイダーによっても異なりますが、以下では各フレキシブルオフィスとサービスオフィスとの違いを6つの視点から独自に比較し、表にまとめました。
| サービス オフィス | レンタル オフィス | シェアオフィス コワーキングスペース | バーチャル オフィス | セットアップ オフィス | |
|---|---|---|---|---|---|
| 個室の有無 | 有 | 有 | 無 | 無 | 有 |
| 有人サービスの種類・品質 | 5 | 3 | 2 | 1 | 無 |
| 費用 | 2 | 3 | 4 | 5 | 1 |
| プライバシー性 | 4 | 3 | 1 | 2 | 5 |
| 対外的な信用度 | 4 | 3 | 2 | 1 | 5 |
| 契約の柔軟性 | 3 | 3 | 5 | 5 | 1 |
※サービスの有無もしくは独自の5段階評価で記載
それぞれの項目の詳細をみていきましょう。
サービスオフィスとフレキシブルオフィスの違い
フレキシブルオフィスとは、従来の限定的なオフィス空間とは異なる、柔軟性の高いワーキングスペースの総称です。
サービスオフィスはフレキシブルオフィスの一形態であり、そのほかにもレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなどさまざまなスタイルがあります。
レンタルオフィスとの違い
サービスオフィスとレンタルオフィスは、基本的には同形態のフレキシブルオフィスです。両者の大きな違いは、サービスの「品質」にあります。
一般的に、サービスオフィスは「ハイクオリティ」であることを重視したワークスペースです。一等地のアドレスにあるハイグレードなオフィスビルに拠点を置き、ラグジュアリーかつ高性能な内装・設備、プロ仕様で自社リソースとして代替可能なビジネスサポートなどが提供されます。
一方、レンタルオフィスは、ビジネスに必要最低限の環境・設備を「リーズナブル」に提供することが重視される傾向にあります。クオリティ面でサービスオフィスと大きな差が出るものの、個室オフィス開設にかかる費用を抑えたいときに有力な選択肢になるでしょう。
なお、レンタルオフィスの詳細を知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。
シェアオフィス・コワーキングスペースとの違い
シェアオフィスやコワーキングスペースとは、ワンフロアの一区画を占有する、いわゆる「間借り」スタイルのフレキシブルオフィスです。サービスオフィスとの違いは「占有スペースの形態」と「共用設備の範囲」にあります。
シェアオフィス・コワーキングスペースは、占有ブース以外の設備は基本的にすべて共用です。共用範囲が広い分、費用も抑えられています。
対して、サービスオフィスの占有スペースは個室が基本であり、中に設置されている設備機器もすべて固有です。より自由度が高く、各種設備が必要に応じて使えるプライベートな空間が手に入ります。
バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとは、いわゆる「住所貸し」サービスの一種です。サービスオフィスとの違いは「実態のあるワークスペースの有無」にあります。
バーチャルオフィスは、インターネット上の仮想空間であり、実態のあるワークスペースは存在しません。別形態のフレキシブルオフィスと比べ、サービスやビジネスサポートが最小限の内容となっており、オフィス開設・運営にかかるコスト削減に貢献します。
一方、サービスオフィスは、住所に加え実際に使える建物とワークスペースが提供され、内部の設備も契約の範囲内で利用できます。利用にかかる費用も比較的高額ですが、サービスの種類や範囲が広い分、投資対効果に優れる選択肢だといえます。
セットアップオフィスとの違い
セットアップオフィスとは、賃貸物件に、家具やビジネス機器などの内装設備がセットになったオフィスです。あらかじめレイアウトがセットアップ済みのため、物件のみを賃貸する場合と比べ、初期費用が抑えられます。
サービスオフィスとセットアップオフィスの違いは「占有範囲」と「サービス内容」にあります。
セットアップオフィスは、個室をはじめとし、エントランス・会議室など契約内容に応じた区画とそこに設置された設備を占有できるスタイルです。ただし、レンタルできるスペースの範囲が広い分、一般的な賃貸物件と比べても費用が高額に設定されています。また、受付スタッフや秘書、事務といった人的リソースは、すべてインソーシングとなるケースが多いです。
対して、サービスオフィスで占有できるのは、基本的に個室およびその内部設備のみとなります。それ以外は基本的に共用スペースとなるため、セットアップオフィスと比べ、占有できるスペースは限定的です。とはいえ、共用範囲が比較的広い分、ハイグレードな立地やラグジュアリーな外装・内装、高性能な設備でも、セットアップオフィスよりリーズナブルに利用できます。
サービスオフィスでしか手に入らない3つの価値
サービスオフィスには、ほかのフレキシブルオフィスにはない、独自の3つの付加価値があります。
「上質なビジネス」というブランディング
サービスオフィスは「信用度の高い上質なビジネス」というブランディングが図れるツールです。
例えば、ハイグレードな立地や、重厚感のある建物は、対外的な信用度を高める無言のプレゼンテーションになります。また、天井や壁紙、家具もラグジュアリーで、一流のビジネスであることが一目で分かる内装設備となっており、取引先や来客にファーストクラスのビジネスであることを視覚的にアピールできます。
ビジネス機器・設備が高品質なのはもちろん、防音性能の高い壁や電話・ウェブ会議専用のフォンブース、強固なインターネット回線など、セキュリティにも細心の注意を払い、常に万全の状態が保てるのも、ビジネスの安心感が高まるポイントです。一般的なレンタルオフィスやシェアオフィスとは一線を画し、賃貸やセットアップオフィスでは高額な費用のかかる経営的な価値の確保が、手軽に手に入れられる合理的な選択肢だといえます。
コア業務に専念できる時間
サービスオフィスで提供される設備機器やビジネスサポートは、すべてプロ仕様です。高性能な先端設備や、快適性を追求した家具は、ビジネスの効率を大幅に格上げします。
また、サービスオフィスで提供される受付や電話応対、秘書・事務サポートなどは、すべて各部門のプロフェッショナルが担当し、一流のビジネスのリソースとして遜色ない品質です。雑務に煩わされる時間が減れば、経営者や従業員は、より生産性の高い業務に専念できるでしょう。
つまり、サービスオフィスへの入居は、単なるワークスペースの確保に留まらず、有限で貴重な「時間を購入する」という選択肢でもあるのです。
ハイグレードな人脈とのコネクション
一般的なレンタルオフィスと比べ、高品質なサービスオフィスは、利用料が高額な分、入居者もハイグレードです。一流の企業やビジネスパーソンで形成されるメンバーシップに参加し、ワークスペースや時間を共有する中で、これまでにないコネクションが自然に生まれる可能性があります。
また、サービスオフィスでは、独自のイベント・セミナーが定期的に開催されたり、主催できたりするケースも多く、積極的な参加で多彩な企業・ビジネスパーソンとの出会いの場が広がります。こうしたネットワーキング効果を活用すれば、新たなビジネスチャンスがつかめるかもしれません。
サービスオフィスのデメリット
ここでは、サービスオフィスの利用を検討する際に留意したい2つのポイントについて説明します。
費用が比較的高額になる
サービスオフィスは、ほかのフレキシブルオフィスと比べ高品質な分、利用にかかる費用が高額になりがちです。
一般的に、東京都内のサービスオフィスの相場は20万円前後だといわれています。対して、レンタルオフィスの利用料金の相場は10万円〜、シェアオフィス・コワーキングスペースでは月額5,000〜7万円、バーチャルオフィスだと数百円〜数万円です。
とはいえ、サービスオフィスの本質は安さではなく「クオリティの高さ」にあります。通常であればそろえるのに高額な費用がかかる一等地のアドレスと、ハイグレードなサービスが手に入るので、高額なように見えても、コストパフォーマンスが優秀です。また多くの場合、利用開始時に保証金の支払いがありますが、退去時に未収金がなければ全額返金されます。
逆に、その他のフレキシブルオフィスは、一見するとリーズナブルなようでも、オプションサービスや自社負担の金額を合計すると、コストが膨れ上がることも少なくありません。費用の安さではなく、ブランディングを高めるという価値と、優れたコストパフォーマンスから、多くのハイクラスのビジネスパーソンから選ばれています。
設備や用途が限定される場合がある
サービスオフィスのインテリアや設備は、基本的に無断での改装・入れ替えなどができません。加えて、ほかのテナントが入っていることを考慮すると、独自に音楽を流したり、小売・飲食店として利用したりなど、騒音・異臭が発生する可能性のあるビジネスには不向きです。また、単独のインターネット回線を入居者が共有するタイプのオフィスの場合、通信速度が低下することもあります。
来客対応やミーティング、オンライン業務の多い企業や事業者が利用する場合は、幅広いニーズに対応できるよう、別途スペースや個別の無線LANが確保できるサービスオフィスを選ぶことが推奨されます。
よりハイクオリティなサービスオフィスを見極める3つのポイント
一口にサービスオフィスといっても、そのサービス内容や品質は多種多様です。ここでは、一流のビジネスのオフィスとしてふさわしい、よりハイクオリティなサービスオフィスを見極めるための3つのポイントを紹介します。
有人サービスの専門性
多くのサービスオフィスでは、受付や電話・郵便物の有人対応が提供されます。サービスオフィスの品質を見極めるポイントは、こうした有人サービスの「専門性」だといえます。
有人対応のレベルは、業務効率を左右するだけではなく、ビジネス全体の品格や、対外的な評価にも影響する要素です。ただスタッフが配置されているだけでは、ビジネスのリソースに組み込むのは難しいでしょう。
PCスキルとビジネスマナーを身につけているのはもちろん、会計・法律の知識や多言語対応、ITコンサルティングなど、プロの秘書と同等以上のコンシェルジュサービスを提供するサービスオフィスなら、自社リソースとして安心して仕事を任せられるはずです。
防音性能
ビジネスにおける重要性が高いにもかかわらず、見落としがちなポイントとなるのが「防音性」です。防音性の低い環境では、日常的に飛び交う機密情報を十分に守れません。情報セキュリティ対策は徹底していても、防音対策の甘いサービスがあるので注意してください。
また、ビジネスの生産性を高めるには、落ち着いて作業できる環境が不可欠です。周囲の騒音がストレスとなってしまっては、経営者や従業員の集中を妨げ、ビジネスの質や意思決定に悪影響を及ぼすかもしれません。
つまり防音性能は、ビジネスの情報や信用、生産性を守る土台となるものです。壁の厚さや防音性はもちろん、素材や、天井まで隙間なく仕切られているかどうかもチェックしましょう。
入居審査の厳格さ
入居審査の厳しさは、サービスオフィス全体の安全性と信用性を担保するためのフィルターのような役割を果たします。「どのような企業・事業者でも入れるわけではない」という厳格さは、入居者自身を守るだけではなく、対外的な信頼性の向上に貢献するでしょう。
また、厳格な審査に通過した、マナーやコンプライアンス意識の高い企業・事業とのコネクションが築けるのは、サービスオフィスでしか得られない特権だといえます。一見すると不便なように思うかもしれませんが、入居審査が厳しく行われることで、サービスオフィスのようなフレキシブルオフィスを利用するリスクを軽減するだけではなく、イメージアップやビジネスチャンスの獲得にもつながるのです。
サービスオフィスの利用に向いている企業・業種
サービスオフィスは、幅広い働き方へ柔軟に対応するワーキングスペースですが、特に次のような企業・業種におすすめです。
- 働き方改革を検討している企業・業種
- 一等地にオフィスを構えるコストを抑えたい企業・業種
- 中小企業や小規模のベンチャー企業
働き方改革を検討している企業・業種
サービスオフィスは、スムーズかつスピーディーに働き方改革を実現したいときに最適な選択肢だといえます。新拠点が手軽に設置可能であり、非出社のワークスタイルに必要な設備があらかじめ整えられているほか、立地や環境などの課題もクリアできるでしょう。
一等地にオフィスを構えるコストを抑えたい企業・業種
立地の良い場所にオフィスがあるとイメージがよく、社会的な信頼性も高まりますが、運営に多大なコストがかかります。特に、一等地・繁華街などでの起業・拠点設置の際は、コストも甚大です。サービスオフィスなら、一等地でのオフィス設置が容易なだけではなく、ランニングコスト・イニシャルコストともに最小限です。
中小企業や小規模のベンチャー企業
サービスオフィスは、起業・創業に必要な設備・環境の整備が不要なうえ、利用するスペースの規模や時間なども自由に設定可能です。中小企業や小規模のベンチャー企業など、少人数体制やスタッフ・スペースの増減が予想されるケースにも柔軟に対応できます。
ハイグレードなサービスオフィスなら「エグゼクティブセンター」へ
「エグゼクティブセンター」は、東京・横浜の一等地Aグレードビルに10拠点を展開するサービスオフィスプロバイダーです。入居後は、世界中の利用者とつながれるグローバルメンバーシップにアクセスできます。また、ミーティングや交流会など、さまざまな用途に使える会議室とイベントスペースのレンタルも行っています。
占有スペースとなるサービスオフィスは、機能性と上質な心地よさの追求に、妥協なくこだわりました。室内の壁には、防音性の高いグラスウール素材を一般的なレンタルオフィスの2倍使用し、集中できる環境に。クラシックで落ち着いた照明設計に包まれた室内には、ハーマンミラー社のデスクやデザイナーズ・ヴィンテージ家具などを配し、最先端の通信設備とともにプロフェッショナルにふさわしい空間を作り上げています。もちろん、入り口は施錠可能で、24時間365日いつでもご自身のペースでアクセスが可能です。
共用スペースには、バリスタが常駐するカフェバーを併設。エントランスでは、ホテル勤務経験を持つスタッフが入居者様やゲストを丁寧にお迎えし、電話応対や郵便物の管理まで細やかにサポートします。
さらに、総務・経理や公的手続き、イベント開催のサポートなどのコンシェルジュサービスを提供しています。ニーズや用途、リソースに合わせてカスタマイズしたワークスペースとビジネスサポートを提案するので、ぜひお気軽にご相談ください。
サービスオフィスでプレミアムなサービスを体感しよう
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