レンタルオフィスの契約とは？法的な形態・賃貸との違いや締結の流れ

レンタルオフィスは、占有のワークスペースや付随する設備・サービスが利用できるオフィスのサブスプリクションです。一般的な賃貸事務所とは、提供されるサービスの内容や契約形態が異なります。利用開始時には契約を締結することとなりますが、どのような形態なのか気になっている方もいるのではないでしょうか。今回は、レンタルオフィスの契約形態について、賃貸オフィスとの違いや手続きの流れも踏まえて解説します。

レンタルオフィスの契約形態

レンタルオフィスの利用開始時には「サービス利用契約」もしくは「建物賃貸借契約」が締結されます。　

レンタルオフィスの契約形態

レンタルオフィスのうち、スペースを分割する間借り形式のサービスの契約形態は「サービス利用契約」です。「施設利用契約」と呼ばれることもあります。主に、シェアオフィスやコワーキングスペースなどにおける契約形態であり、フロア内の一区画をサービスとして切り売りする点が根拠です。契約期間は、月毎や週ごとなどの比較的短期となっているケースが多い傾向にあります。

建物賃貸借契約

完全個室のレンタルオフィスの場合は「建物賃貸借契約（不動産賃貸契約）」を締結するケースが一般的だといえます。建物内の1室を貸し切るサービスで、内装の調整・変更が可能な場合は、一般的な賃貸物件と同じく借地借家法が適用されることが多いからです。契約期間はサービスの規定によって異なるため、契約形態による違いはあまりありません。

なお、レンタルオフィスの費用は経費計上が可能です。ただし、契約形態が違うと勘定科目が異なるので注意しましょう。

レンタルオフィスにおける勘定科目についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
＞＞レンタルオフィス代の勘定科目は？経費にする際の仕訳方法と注意点

レンタルオフィスと契約形態が同じ賃貸オフィスとの違い

レンタルオフィスの形態によっては賃貸オフィスと同様に建物賃貸借契約が締結されるケースもありますが、まったく同じ内容ではありません。ここでは、オフィス形態によって異なる5つのポイントをみていきましょう。

契約期間

通常、建物賃貸借契約では契約期間が2年程度に設定されます。一方、レンタルオフィスでは多くの場合、月ごとや年ごとの更新であり、よりフレキシブルな利用が可能です。

サービス内容

契約形態が同じでも、賃貸とレンタルオフィスとではサービス内容が大きく異なります。一般的に、賃貸オフィスで利用できるのはワークスペースのみです。内装や設備などは、すべて自らそろえなければなりません。

一方、レンタルオフィスはワークスペースだけではなく、それに付随する家具・設備がすべて基本料金込みで利用できます。また、サービスによっては多彩なビジネスサポートを提供しており、設備費・人件費などの削減が可能です。

費用

通常、賃貸にかかる費用は物件や立地のグレードに比例して高額になります。そのため、立地の良いビジネス一等地にハイクオリティなオフィスを借りようとすると、莫大な費用がかかるでしょう。加えて、敷金・礼金や保険料、不動産業者に支払う仲介料など、さまざまな初期費用が必要です。契約の更新時には更新料がかかるほか、退去時にも、状態によっては費用が請求されることもあります。

対して、レンタルオフィスは同条件の賃貸物件と比べ費用が格安です。オフィスの選択肢が大きく広がるため、事業の特性やブランディングに合わせて自由に選べます。初期費用は基本的に利用料の数カ月分程度の保証金のみです。更新時や契約満了での退去の費用も不要なので、余計なコストがかかりません。

審査

一般的に、物件の賃貸の際には申込の後、審査に数日〜数週間かかります。繁忙期には、1カ月近くの期間がかかることもあるでしょう。

レンタルオフィスは審査がスピーディーです。申し込みから数日で利用が開始できるサービスも多く、設備の準備期間が省略できることを踏まえると、事業開始時の機会損失が最小限に抑えられます。

法人登記

法的には、一部の業種を除き、賃貸物件・レンタルオフィスのいずれのワークスペースでも法人登記が可能です。ただしレンタルオフィスの場合、サービスごとに法人登記の規約に違いがあり、対応していないケースもあるので注意してください。

また、登記における対外的な信用度は、一般的には賃貸物件のほうが高い傾向にあります。サービス形態にもよりますが、レンタルオフィスだと法人口座の開設や融資の際に厳しく審査されることがあるようです。

レンタルオフィスの契約締結の流れい

以下では、レンタルオフィスの利用契約を締結する流れを5つのステップに分けて説明します。

1．内覧を申し込む

まず、レンタルオフィスのウェブサイトで、気に入ったワークスペースの内覧を申し込みます。内覧は契約自体には必須ではないものの、ミスマッチ防止のため、オフィスの外装・内装や設備、雰囲気、サービス内容を目で見て確認することが大切です。現地に赴くのが難しい場合は、バーチャルツアーを提供しているサービスもあるので、専用フォームから気軽に問い合わせてみましょう。

2．契約条件・内容の検討

内覧後、利用するワークスペースを決めたら、契約条件をすり合わせます。利用するプランや更新までの期間のほか、オプションサービスの有無・種類を決めます。最終的に、すべてのサービスの利用料を合計した金額が提示されるので、予算と照らし合わせて検討してください。

この時点で気になることや疑問点をすべて明らかにしておくことが、利用後のトラブルを防ぐポイントです。

3．契約書類の準備・提出

決定したプランに基づき、契約に必要な書類を準備します。必要書類は基本的にサービスの提供元が準備するため、指示に従って記入してください。

契約時には、身分証明書や事業登録証明書など、身元・事業を公的に証明する書類の提出が求められることが多い傾向にあります。法人の場合は、上記に加え、会社の登記謄本や印鑑証明書などの提出が求められることも多いようです。

提出を要する書類および形式はサービスによって異なるため、事前に確認のうえ、指定された期限内に準備を進めましょう。また、書類の記載内容によって次のステップの審査結果を左右することがあるので、事業の正当性や健全性、将来性を明確に示すことが大切です。

4．審査

契約書類を提出した後は、それを基にサービス提供元による入居審査に入ります。一般的な審査期間は数日程度で、電話やメールで通知されます。

5．審査結果の通知・保証金の支払

審査に通過した後は、まず所定の保証金を支払います。保証金の金額や支払方法はサービスによって異なりますが、数カ月分程度の利用料を銀行振込やクレジットカードなどで支払うのが一般的です。

保証金の支払が完了すれば契約締結となり、オフィスの鍵やセキュリティコードの受取と、オフィス利用に関する説明を受けることとなります。すべて完了したら、契約に基づく任意のタイミングでレンタルオフィスの利用を開始しましょう。

「エグゼクティブセンター」の利用契約に関するお問い合わせはお気軽に！

レンタルオフィスの契約形態はサービスによって異なりますが、いずれの場合も煩雑な手続きはほとんどありません。賃貸と比べ、スピーディーかつリーズナブルに利用が開始できます。

「エグゼクティブセンター」の契約手続きは、すべてオンラインで完結です。時間がかからないだけではなく、初期費用は月額料金の3カ月分となる保証金のみで、賃貸オフィスと比較すると大幅にコストが抑えられます。現地での内覧のほか、バーチャルツアーも実施しているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。