記事
税理士の独立開業はレンタルオフィスで！要件を踏まえた拠点の選び方
税理士にとって、事務所は単なる執務室ではありません。どのような事務所を選ぶかによって、事業の信頼性やブランディング、成約率が左右されます。そこでおすすめしたいのが「レンタルオフィス」です。しかし、税理士には事務所要件が定められていることもあり、審査に問題なく通過できるか不安に感じている方もいるのではないでしょうか。この記事では、税理士の事務所にこそレンタルオフィスを活用してほしい理由と、事務所要件を踏まえた選び方、活用のポイントを解説します。
レンタルオフィスが税理士の事務所選びで有力な選択肢となる3つの理由
レンタルオフィスが税理士事務所に適している理由を、活用のメリットと併せて紹介します。
一等地のアドレスが生むブランディング効果
税理士にとって、事務所の所在地は信用性を左右する要素の一つです。経営者や富裕層などハイグレードな顧客を迎えることも多い税理士事務所は、それなりの「格」のある立地・見た目が前提となります。つまり、事務所は単なる作業場所ではなく、信頼獲得や成約率、単価水準に影響を及ぼす、経営戦略なのです。
レンタルオフィスは、一等地・有名ビジネス街といったプレミアムな立地の事務所を手軽かつスピーディーに手に入れる選択肢だといえます。好立地でラグジュアリーな外装・内装の事務所は、顧客心理によくある「サービスの信頼性に対する不安」を払拭してくれるでしょう。サービス品質まで格上げし、顧客から選ばれる理由となるはずです。
顧客の意思決定を後押しするラグジュアリーな空間設計
税理士事務所の内装・設備は、成約できるかどうかを左右する重要な要素です。例えば、重厚感のある格式高いエントランスは、税理士事務所としての信頼感の醸成と、第一印象アップに欠かせません。顧客のプライバシーや機密情報を厳守するには、音や声を遮断できる、完全個室のプライベート空間が必要です。
そのほか、快適で洗練された印象の応接間や会議室・ラウンジは、顧客をリラックスさせ、成約率を高めるサポートとなるでしょう。こうしたラグジュアリーな設計の空間を提供するレンタルオフィスを選べば、単なる打ち合わせの場所ではなく、顧客の意思決定を後押しするとともに、顧客単価の向上にも貢献します。
有人サービスによって生まれるプロフェッショナルな運用体制
エントランスに専用の受付スタッフが配置されていると、来客対応の品質を格上げし、対外的なイメージアップにつながります。また、秘書や総務、事務・経理など業務の一部をサポートするサービスが提供されるレンタルオフィスもあり、自社リソースとして活用可能です。
こうした有人サービスを自社単位で手配すると、大きな人件費がかかり続けます。特に税理士事務所では、品格維持と業務効率化を実現するため、ハイレベルなスタッフが求められる傾向にあり、長期的にみて莫大なコストとなりがちです。
レンタルオフィスの中には、各部門のプロフェッショナルによるビジネスサポートが提供されるものもあります。最小限のコストで、優れた組織体制が構築できることは、レンタルオフィスならではの価値です。
審査ではここが見られる！税理士のレンタルオフィス選びで失敗しないための7つの要件
税理士の方が事務所として活用するレンタルオフィス選びで重要な基準となるのが「事務所要件」です。税理士事務所の開設時には、管轄の税理士会の書面審査や現地調査が行われます。その際、一定の要件を満たさないワークスペースは事務所として認められず、登録と開業ができません。
従って、税理士事務所にする予定のレンタルオフィスを選ぶときは、次の7つの要件を満たしているかどうかをチェックしてください。
- 物理的な実態の証明｜実在するワークスペースがあるか
- 法人登記の可否｜住所利用の範囲が実務・運用上に支障がないか
- 事務所の管理主体｜占有できるワークスペースがあるか
- 外部に対する表示｜看板の設置や公的手続きの住所利用が可能か
- 防音性とプライバシー性｜守秘義務が果たせるか
- セキュリティ｜入退室・情報が安全に管理されているか
- 外装・内装のグレード｜品位が保てるクオリティか
物理的な実態の証明｜実在するワークスペースがあるか
税理士事務所は、単なる業務を執行するための場ではありません。顧客の損害防止を目的に、行政庁・税理士会の指導・連絡や監督が適切に行われる必要があると定められており、物理的実態をもって客観的に存在が証明できるとされています。
したがって、いわゆる住所貸しサービスのような、物理的実体のないレンタルオフィスは、税理士の事務所として利用できません。税理士の事務所として利用する場合は、個室のレンタルオフィスや、シェアオフィス・コワーキングスペースといった、物理的なワークスペースが提供されるサービスを選ぶことが前提となります。
法人登記の可否｜住所利用の範囲が実務・運用上に支障がないか
法律上、税理士がレンタルオフィスで事務所を開設すること自体は問題ありません。ただし、プロバイダーやプランによっては、法人登記の住所利用に対応していないこともあります。
そのため、レンタルオフィス選びで失敗しないためには、事前にサービス規約で、法人登記や各種許認可申請に対応しているかどうかを確認しておくことが大切です。検討しているサービスの士業の登録実績も確認しておくとより安心感が増します。
事務所の管理主体｜占有できるワークスペースがあるか
税理士の事務所は、自己保有や各種契約によって、自身の管理下において運営できる場所でなければなりません。多くの場合、個室のレンタルオフィスであれば、大きな問題はないでしょう。
ただし、シェアオフィスやコワーキングスペースなどのオフィス形態は、管理主体がプロバイダーにあったり、提供されるのが共用スペースのみで十分な専有スペースがなかったりすることも少なくありません。そのため、事務所の実態確認で不適当と判断されるリスクがあります。
事前に利用規約をチェックし、個室もしくは専有スペースを確保できる契約内容になっているかを確認してからでないと、契約しても審査に通らないかもしれません。
外部に対する表示｜看板の設置や公的手続きの住所利用が可能か
税理士の事務所要件の一つに「税理士業務を執行するための場所として、外部に対する表示が行われた場所」という規定があります。具体的には、看板や表札、Webサイトへの記載といった、外部への客観的な表示ができることが必要です。
従って、外部に住所を公開できなかったり、看板・表札を個別に設置できなかったりするレンタルオフィスは、税理士事務所として不適切です。事前に、住所利用の範囲とブランディングサービスの有無を確認することをおすすめします。
防音性とプライバシー性｜守秘義務が果たせるか
税理士は、業務上で知り得た情報や秘密を厳守しなければなりません（出典：第38条｜税理士法｜e-Gov法令検索）。具体的には、執務スペースや応接室が完全個室になっているのはもちろん、壁の厚さや防音性までチェックしたうえで選定することが求められます。
近年は、Web面談も増えてきていることを踏まえ、設備の整ったフォンブースや、個室のミーティングルームなどプライバシー対策が徹底された専用スペースが確保できることも必要です。同じく、郵便で機密情報をやり取りする機会も多いため、個別に受付・管理できたり、施錠できる保管設備が利用できたりするレンタルオフィスを選ぶと、適格性と利便性が高まります。
セキュリティ｜入退室・情報が安全に管理されているか
税理士事務所は、セキュリティが厳重に管理されていなければなりません。
まず前提となるのが、外部からのアクセスが適切にコントロールされた環境にあることです。多くの機密情報を取り扱うという業務の性質上、不特定多数が自由に出入りできる環境だと、審査で安全性に疑問を持たれかねません。専有スペースに施錠できるのはもちろん、入退室が認証制になっている、エントランスに有人受付が設置されているなど、利用者や出入りを制限し、不審者の侵入を防ぐ仕組みになっていることが不可欠です。
また、個人情報や、保存義務が課せられた税務関係の書類を取り扱うことも踏まえ、書類・データの保管体制もチェックしなければなりません。施錠可能なキャビネットや専用の保管スペース、インターネットのアクセス権限など、厳重な管理がなされているかどうかを確認してください。物理・情報の両面のセキュリティ対策を確認し、安全性の高いレンタルオフィスを選びましょう。
外装・内装のグレード｜品位が保てるクオリティか
税理士事務所は、それにふさわしい品位を保つことが義務付けられています（出典：第37条｜税理士法｜e-Gov法令検索）。外装・内装のグレードによって、ただちに違反と判断されるわけではないとはいえ、税理士にとって事務所は、対外的な信用度に影響する要素でもあります。
例えば、雑然とした空間や、簡易的な設備では、たとえ業務内容が適切であっても、信頼性に疑問を持たれかねません。事務所が顧客との面談場所になることも踏まえ、建物全体が重厚感のあるデザインになっているほか、高級感のある家具・設備が整っているか、清掃・管理が行き届いているかなども要チェックポイントです。
一定水準以上の外装・内装を備えたレンタルオフィスを選定することで、税理士事務所としての品位を維持しつつ、対外的な評価の安定にもつながります。
税理士事務所に適したレンタルオフィスは？
一口にレンタルオフィスといっても、その形態や料金体系はさまざまです。一般的な個室のレンタルオフィスのほか、ワンフロアを間仕切り、もしくはデスク単位で貸し出すシェアオフィス・コワーキングスペースなど、多彩な形態が存在します。
また、同じレンタルオフィスでも、格安サービスと、品質にこだわったサービスオフィスに分けられ、内装・外装や設備のグレードが大きく異なります。
以下では、事務所要件との適合性や信用面から、代表的な形態のレンタルオフィスを比較してみましょう。
| オフィス形態 | 事務所登録の適格性 | 対外的信用度 | 特性 |
|---|---|---|---|
| プレミアムなレンタルオフィス（サービスオフィス） | ◎ | ◎ | 費用が比較的高いが、税理士会の登録審査におけるリスクはほとんどない |
| 格安レンタルオフィス | ◯ | ◯ | サービス品質や防音性、セキュリティにやや不安あり |
| シェアオフィス コワーキングスペース | △ | △ | 専有性や防音性、セキュリティ性から不適格だと見なされる恐れがある |
| バーチャルオフィス | × | △ | 物理的な実体がないので事務所登録不可 |
プレミアムなレンタルオフィス（サービスオフィス）
総合的に判断すると、税理士事務所には、完全個室が自社専有となるレンタルオフィスが合理的な選択肢となります。
中でも、優れた防音性を備えているほか、有人の各種受付対応や個別電話番号などが提供されることで、対外的に信頼性を証明できる、レンタルオフィスのハイエンドモデル「サービスオフィス」がおすすめです。プロスタッフによるビジネスコンシェルジュや、別途レンタル可能な会議室・イベントスペースなど、高付加価値なオプションを適宜活用することで、税理士事務所としての品格を底上げするほか、業務効率化やオフィスコスト・人件費の削減にも貢献するでしょう。
格安のレンタルオフィス
料金の多寡にかかわらず、要件を満たす個室が確保できるレンタルオフィスであれば、税理士事務所を開設することは可能です。しかし、空間設計や設備、サービス内容から、税理士会の登録審査で「運用場の安定性に問題があり」と判断されるリスクがあります。
例えば「壁で完全に仕切られていない、もしくは壁が薄い」「専用キャビネットといった施錠可能な書類保管設備がない」「フリーWi-Fiかつセキュリティが脆弱」など、防音性やプライバシー性、安全性に不安があるレンタルオフィスは、税理士事務所として不適格です。また、サービスによっては、法人登記・許認可申請の住所利用ができない、もしくは別途料金がかかる場合もあるので注意してください。加えて、料金の安さを特色とするレンタルオフィスは、サービス品質に乏しいこともあり、要件自体は満たしていても、税理士事務所としての品格が保てないかもしれません。
格安サービスだという理由だけで不適切だと判断されるわけではないものの「税理士としての信頼を継続して担保できるワークスペースが確保できるか」という視点で選定することが推奨されます。
シェアオフィス・コワーキングスペース
シェアオフィスやコワーキングスペースは、理論上は税理士事務所にできる可能性があるものの、実際に認められるにはハードルが高いといえます。管理主体がプロバイダーにあることが多い、もしくは審査でそう見なされやすいからです。
また、間仕切りという性質上、防音性やプライバシーの確保が難しい傾向にあります。例えば「フリーアドレス制（ドロップイン）」「専有空間があいまい」「会話内容が外部に漏れ聞こえてしまう」「郵便物や書類の個別管理ができない」といったことに該当するレンタルオフィスは、税理士事務所として不適切だと判断される可能性が高いです。
従って、シェアオフィス・コワーキングスペースを事務所にしたいなら、最低限次の要件を備えたサービスを選定することが求められます。
- 固定デスクが確保できる
- 表札や看板など外部に対して物理的な表示ができる
- 別途利用可能な個室または防音設備の整った空間（フォンブースなど）を確保できる
- 書類保管用の施錠可能なキャビネットがある
- 有人の受付・郵便対応サービスがある
ポイントとなるのは事務所としての「独立性」です。個室のレンタルオフィスに近い専有性、防音性、プライバシー性、セキュリティ性を兼ね備えたワークスペースを確保できることが前提となります。
もしくは、本拠となる事務所は別に置き、出先での作業スペースを確保したいときに活用する方法もあります。その際、事務所表示や看板を設置してしまうと、禁止事項である「二カ所事務所」と見なされる恐れがあるので注意してください。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、税理士事務所としての要件を満たさないので事務所登録はできません。その理由は、ビジネス用の住所や郵便・電話転送といった機能を提供するサービスであり、物理的実体のある執務空間が存在しないからです。
また、顧客対応や書類管理、守秘義務の観点からも、税理士の業務拠点にするのは不適切です。郵便受取・転送や電話の一次受付先など、あくまでも業務効率化のための限られた用途なら使い道もあるかもしれませんが、二カ所事務所として見なされるリスクもあるため、誤認されるような運用は避けるほうが無難だといえます。
税理士業務の収益性を高めるレンタルオフィス活用術
ここでは、税理士事務所としてのレンタルオフィスがどのように活用できるのかを見ていきましょう。
開業初期の集客力の向上に
レンタルオフィスの価値は、実績にかかわらず「事務所の印象を自在に設計できる」点にあります。一定の印象や品格を保つことは、事務所要件に定められる規定であると同時に、集客や成約率に影響を与える要素です。また、事務所の立地や外装・内装の印象、来客対応の品質は、税理士としてのブランディングと信頼性の判断基準となります。特に開業初期は、実績やコネクションが限られることも多いため、外形的な要素で信頼感を与えることが重要です。
ハイグレードなレンタルオフィスを活用することで、税理士事務所としての信頼感の高さを手軽に演出できます。また、ハイグレードなレンタルオフィスでは、個別電話番号が利用できる場合もあり、対外的なイメージアップと併せて、機会損失を最小限に防げるでしょう。結果的に、問い合わせや成約率の向上など、単なるコスト削減に留まらない、大きなベネフィットが得られる可能性が高まります。
顧客層のアップグレードに
レンタルオフィスは「経営も安定してきて、顧客層のアップグレードを図りたい」というニーズにも対応します。都内一等地や有名ビジネス街に事務所を構えれば、ターゲティングが明確になり、顧客層も自然にアップグレードするでしょう。
特に、経営者や富裕層などハイグレードな顧客は、事務所の所在地や面談の環境などの外形的な条件も重視する傾向にあるため、プレミアムなレンタルオフィスに事務所を置けばリーチしやすくなります。スペースの拡大・縮小も容易で、一般的な賃貸オフィスと比べ開設・移転コストも最小限です。投資対効果が抜群に良いので、顧客単価やサービスの方向性の見直しを図りたいときにも最適な選択肢だといえます。
事業拡大時のサテライトオフィスに
事業拡大による収益アップを狙うなら、対応エリアや顧客層を広げることが有力な選択肢となります。その際、レンタルオフィスであれば、初期投資を抑えつつ新たなエリアに進出することが可能です。出張対応の負担軽減や、顧客と直接対面する機会の増加にもつながり、サービス品質向上が図れます。
また、レンタルオフィスは利用期間やスペースを年単位といった短期間で柔軟に調整できることも強みです。「繁忙期のみ」「一時的な拠点設置」といった使い方もでき、サービス品質を維持しつつ、業務量の拡大に対応します。このように、必要性や需要の増減に応じて活用することで、機会損失を最小限に抑えながら、売上の最大化が期待できるでしょう。
【東京】税理士事務所の設置におすすめのエリア
ここからは、税理士事務所を構える拠点として人気の都内3エリアと、そこに展開する「エグゼクティブセンター」のワークスペースを紹介します。
丸の内・京橋エリア
ビジネスの利便性向上やイメージアップを図るなら、丸の内や京橋をはじめとする都心のビジネス街が定番です。「エグゼクティブセンター 京橋エドグラン」は、都心3区と呼ばれる中央区に拠点を置いています。日本を代表する数々の企業や店舗、ショッピングエリアにも近い立地です。京橋駅直結、東京駅から徒歩5分という好アクセスも、人気の理由です。
渋谷・神宮前エリア
新規顧客の獲得を目指すなら、渋谷・神宮前エリアが有力な選択肢です。IT系スタートアップやクリエイティブ業界の企業、新人起業家などが多く集まるエリアであり、これから顧問税理士を探している方へアプローチしやすいでしょう。「エグゼクティブセンター 神宮前タワービルディング」は、副都心に臨むアクセス良好な立地で、顧客との打ち合わせや関係構築がスムーズに進められます。洗練されたオフィス環境は、信頼感やブランディングにもつながるはずです。
六本木エリア
これから税理士事務所を構えるなら、顧客獲得を踏まえ、店舗や商業施設の集まる繁華街・六本木エリアがおすすめです。港区にある「エグゼクティブセンター 六本木ヒルズノースタワー」は、東京で最も活気があるといわれるエリアに位置します。渋谷区にも隣接し、駅直結で利便性やアクセスも良好です。
レンタルオフィスを税理士の戦略的拠点に
税理士にとって、事務所は単なる執務スペースではなく、ブランディングや顧客からの信頼を高める戦略の一つです。また、開業にあたって「継続的に業務を行う実態があるか」「守秘義務や管理体制が担保されているか」といった観点で審査されるため、安さや手軽さだけを重視して選ぶと失敗してしまうかもしれません。事務所要件への適合と、対外的な印象を両立するためにも、完全個室が継続的に確保できるのはもちろん、有人受付や高水準のセキュリティ環境が整備されているレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。
「エグゼクティブセンター」では、税理士事務所としての要件を満たす、完全個室かつラグジュアリーなプライベート空間を提供しています。エントランスには受付専門スタッフを配置し、来客や電話、郵便物の受付に対応。監視カメラやキーレスでの入室制限、鍵付きのキャビネットなど、ハイレベルなセキュリティ対策を行っています。オプションで、個別電話番号や個別インターネット回線、各部門のプロフェッショナルによるビジネスコンシェルジュも利用可能で、税理士事務所としての品格と業務効率を高めるお手伝いをします。事務所登録の適合性と、顧客から選ばれるためのブランディングを両立した拠点として、ぜひご検討ください。
