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バーチャルオフィスで起業！必要な手続きと開業・登記に最適なサービスの選び方
バーチャルオフィスは、ビジネスアドレスと電話番号、それに付随するビジネスサポートがリーズナブルに利用できる、近年注目のサービスです。オフィスを持たない企業・事業の本社機能や自宅開業の個人事業主のビジネスアドレスなど、すでに多くの方に活用されています。バーチャルオフィスの仕組みを踏まえ、起業時のポイントをまとめました。
バーチャルオフィスは起業・登記利用いずれもOK！
基本的に、バーチャルオフィスの住所を利用しての起業・法人登記は法的に問題ありません。サービスプロバイダーの認可があれば、開業届や登記申請書、許認可の届出などで公的なビジネスアドレスとして記載できます。
もちろん、名刺やウェブサイトなどにも記載可能です。プライバシー保護のほか、ハイグレードなビジネスアドレスを提供するサービスを選択すれば、ブランドイメージの向上が図れます。
固定的なオフィスを持たないというビジネススタイルが普及しつつある今、バーチャルオフィスは起業家の新たな選択肢の一つです。
バーチャルオフィスのサービスの詳細はこちらの記事をご参照ください。
要注意！バーチャルオフィスで起業が行政に承認されない2つのケース
先述の通り、起業時にバーチャルオフィスを利用すること自体は問題ありませんが、一部のケースでは認可が受けられないことがあります。ここでは、バーチャルオフィスの住所では行政の承認が下りない2つのケースについてみていきましょう。
開業にあたって事務所要件や許認可手続きが定められている場合
次の業種は、開業にあたって事務所要件が定められているため、バーチャルオフィスを起業時の住所として利用できません。
- 弁護士
- 税理士
- 司法書士
- 建築業
- 不動産業
- 金融商品取引業
- 職業紹介業
- 人材派遣業
- 廃棄物処理業
- 古物商許可を要する業種
- 飲食業
- 医療業
- 探偵業
- 風俗営業
上記に該当する方が起業する際、フレキシブルオフィスを利用する場合はレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースが選択肢となります。いずれのサービスも起業できるかどうかはプロバイダーの判断によるため、事前に確認しておきましょう。
商号および本拠地が他社と一致する場合
法律上、すでに登記済みの商号および住所と一致する場合は、起業時のビジネスアドレスとして認められません（第27条｜商業登記法｜e-Gov法令検索）。また、まったく同一でなくとも、既存の登記内容と極めて類似すると見なされる場合も認められない恐れがあります。
特に、複数社が同じ住所を利用するバーチャルオフィスでは、商号が一致もしくは類似する可能性が高くなるので要注意です。起業時のトラブルを防ぐためにも、事前に法務省の「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと供託ねっと」などでチェックしておくとよいでしょう。
バーチャルオフィスで起業する手続きの仕組み
起業の手続きは、一般的なレンタルオフィスとバーチャルオフィスのどちらの住所を利用する際でも基本的に同じです。開業の準備や資金が整ったら、開業届もしくは法人設立届にバーチャルオフィスの住所および、その他の項目を記載のうえ、必要書類を添付して税務署へ提出してください。
また、法人設立届を提出する場合は、併せて登記申請書を法務局へ提出します。いずれも書面の郵送のほか、オンラインでの申請が可能です。各種手続きの完了後、ビジネス用の口座を開設する場合は、各金融機関でその手続きも行いましょう。
バーチャルオフィスをはじめとするフレキシブルオフィスで起業する手続きの流れについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。
起業に適したバーチャルオフィスを見極める5つの選定ポイント
起業の手続きに利用する住所となるバーチャルオフィスを選定する際にチェックしたい5つのポイントについて説明します。
開業および法人登記の可否
第一に重要なポイントは、当該サービスにおける開業の可否です。また、開業後に法人成りする可能性を踏まえると、法人登記の住所利用にも対応したバーチャルオフィスを選んでおくとプロセスがスムーズになります。サービスによっては開業不可の場合もあるため、必ず事前に利用規約や契約条件、プロバイダーへの問い合わせなどで確認しておきましょう。また、サービス自体の開業・法人登記の可否のほか、同サービス内に重複・類似する商号の企業・事業が利用していないかどうかも要確認です。
なお、エグゼクティブセンターのバーチャルオフィスは開業・法人登記に対応しています。公的書類やWebサイト、名刺など、国内外へ開示するビジネスアドレスとしてご活用ください。
バーチャルオフィスにおける法人口座の手続きに関する詳細はこちらの記事を参考にしてください。
住所のグレード
住所のグレードは、ビジネスのブランディングを左右する肝心なポイントです。社会的に評判の良くない住所は、社会的信用度に不安があると見なされ、集客や売上、成約率などに悪影響を及ぼすかもしれません。逆に、国内有数のビジネス一等地に本拠地を置いていれば、それだけで高い社会的信用が得られる可能性が高まります。
会社設立・ビジネスサポートの充実度
一口にバーチャルオフィスといっても、そのサービス内容はプロバイダーによってさまざまです。住所や電話番号、郵便物の収受のみのシンプルなサービスもあれば、電話応対やコワーキングペースの併用、秘書・総務代行といったビジネスサポートが利用できるものもあります。サポートの充実したバーチャルオフィスを選べば、起業にあたっての各種手続きや、会社設立後の人的リソースとして大いに活用できるでしょう。
コストパフォーマンス
バーチャルオフィスを選ぶ際は、費用の安さではなくコストパフォーマンスを重視して選ぶことをおすすめします。バーチャルオフィスは、安いもので月額数百円〜というリーズナブルな料金で展開されていますが、基本料金内のサービスの充実度が低いなど、格安の裏にはそれだけの理由が隠れているからです。
逆に、ある程度のコストのかかるバーチャルオフィスはその分サービス内容が充実している傾向にあり、さまざまなニーズや課題に柔軟に対応できます。事務サポートで人的コスト削減に貢献するサービスもあり、長い目で見て優れた費用対効果を発揮します。
プロバイダーの経営状況
バーチャルオフィスの選定において忘れてはならないポイントとなるのが、プロバイダーの経営状況です。万が一、途中でサービスが提供中止となった場合、これまでの本拠地もしくは営業所の住所、付随するすべてのサービスが使えなくなってしまいます。
そればかりか、行政への変更手続きやWebサイトの更新、名刺の作り直し、利用していたビジネスサポートにかかわるリソースの確保など、多くのイレギュラーな手間とコストが生じかねません。事業年数や拠点数、クチコミなどをチェックし、実績豊富で信頼性の高いプロバイダーが提供するバーチャルオフィスを選べば、安心して利用できます。
バーチャルオフィスなら品質・費用対効果を兼ね備えた「エグゼクティブセンター」へ
バーチャルオフィスの住所は起業時にも利用可能ですが、プロバイダーの許可と開業・法人口座に関する事務所要件、重複する商号がないかどうかの確認が必要です。住所のグレードやサービス内容およびそのコストパフォーマンス、プロバイダーの経営の健全性をチェックし、自社に最適なビジネスアドレスを選定しましょう。
「エグゼクティブセンター」はサービス提供開始から30年以上の歴史を持つオフィスソリューションであり、世界15カ国37都市に240以上の拠点を有しています。世界中のプロフェッショナルを支え、共に成長してきたサービスとして、安心・信頼と高品質なサポートを提供し続けてきました。
バーチャルオフィスは都内では渋谷にあるAグレードビルの住所を中心に、月額16,200円〜で提供中です。郵便物の収受・転送やバイリンガルの専門スタッフによる電話・受付の一次対応、会社設立・事務サポート、コミュニティイベントへの招待など、多彩なオプションサービスを展開しています。
また、多用途に使えるハイグレードな住所と電話番号を提供するシンプルなプランのほか、コワーキングスペース併用、会議室・イベントスペースの提供、オプションサービスの組み合わせなど、ニーズや課題に応じて柔軟な契約プランを提案します。ハイグレードなビジネスアドレスとプロフェッショナルな各種サポートを活用し、ビジネスの価値を高めませんか。ぜひお気軽にお問い合せください。
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