登記簿謄本とは？種類・記載内容・用途と取り方を解説

「登記簿謄本」は、各種契約や口座開設、融資、取引など、提出が求められるシーンの多い書類の一つです。名前を耳にしたことはあっても、具体的にどのような書類で、どうやって取得できるのかよく知らないという方もいるのではないでしょうか。登記簿謄本の意味や種類、記載内容、主な用途と、取得方法を解説します。

登記簿謄本とは

まず、登記簿謄本の基礎知識をおさらいしておきましょう。

登記簿謄本の意味

「登記簿謄本（とうきぼとうほん）」とは、登記されているすべての記録が謄写された公的書類であり、「登記事項証明書」の一種です。紙ベースで保存されていた時代は登記簿謄本という呼称が用いられていましたが、現在は記録がデジタル管理されるようになったことで「全部事項証明書」と呼ばれるようになりました。

登記簿謄本は、主に「不動産登記簿」と「商業・法人登記簿」の2種類に分けられます。それぞれ認証文が付与され、法務局のシステムによって管理・公開されており、一定の手数料を支払うことで取得できる仕組みです。

金融機関の口座開設や融資、各種公的手続きの際に提出を求められるほか、取引先の実態調査・与信チェックに用いられることもあります。

登記簿謄本と登記簿抄本の違い

「登記簿抄本（とうきぼしょうほん）」とは、登記された内容のうち、一部が記載された書類です。正式には「一部事項証明書」といいます。全部事項証明書と同じく3つの種類があり、それぞれ申請者の任意の項目を抜粋して記載されます。なお、記載項目は、複数選択が可能です。

登記簿抄本は、企業間や顧客との契約・取引における実態・与信確認として、本拠地・本店所在地や代表者・役員の情報など、主に指定された項目のみを確認したいときに利用されます。そのほか、登記された記録の概要が記された「登記事項要約書」もありますが、これには認証文が付与されておらず、公的な証明書としては利用できません。

登記簿謄本の種類

登記簿謄本には、以下の4種類があります。

現在事項証明書

「現在事項証明書」とは、交付請求日現在、有効な登記事項が記載された記録を指します。一般的に、登記簿謄本というと、現在事項証明書のことを指すことが多いです。

商業・法人登記簿謄本には、商号や本店・本拠地の住所、資本金額、株式の総数、役員の情報および就任年月日、登記変更にかかわる事項などのうち、請求日現在で有効な情報が載っています。

一方、不動産の登記簿謄本には、所在地と地目、地積のほか、現在の所有者と取得日・原因、抵当権をはじめとする所有権以外の権利に関する事項など、当該土地・建物に関する全情報が記載されます。

履歴事項証明書

「履歴事項証明書」とは、過去から現在までの変更履歴を含めた法人情報の全記録です。以前は、登記簿謄本といえば、履歴事項証明書のことを指していました。

なお「全記録」といっても、変更・抹消された事項のうち確認できるのは、交付請求日の3年前に当たる年の1月1日以降から現在までのもののみです。

閉鎖事項証明書

「閉鎖事項証明書」とは、すでに閉鎖された（登記記録が消滅した）法人の情報が記載された記録です。閉業や合併、本店移転などによる閉鎖のほか、登記が消えてしまった3年前の年の1月1日以前の記録を確認したいときにも利用されます。

代表者（所有者）事項証明書

「代表者事項証明書」とは、当該法人の代表権を持つ方の記録のうち、申請日時点で有効な情報を証明する書類です。主に、代表者の資格証明書として代用されます。

なお不動産では「所有者事項証明書」といい、土地・建物の所有者や、私道・近隣地の所有権の有無など、簡易的な確認書類として用いられます。

【会社の種類別】登記簿謄本に記載される内容

ここでは、会社の種類別に、登記簿謄本にどのような内容が記載されるのかをみていきましょう。

持株会社の登記簿謄本

持株会社の登記簿謄本に記載されている主な内容は、以下の通りです。

• 会社法人等番号
• 商号
• 本店（所在地）
• 広告をする方法
• 会社設立の年月日
• 目的（事業内容・業種）
• 発行可能株式総数
• 発行済株式の総数並びに種類及び数
• 資本金の額
• 株式の譲渡制限に関する規定
• 役員に関する事項（代表取締役・取締役などの氏名、住所、就任・登記年月日）
• 登記記録に関する事項（登記の内容と年月日）

上記のうち、下線が引いてある事項は、すでに抹消された記録であることを表しています。

合同会社の登記簿謄本

合同会社の登記簿謄本に記載されている主な内容は、以下の通りです。

• 会社法人等番号
• 商号
• 会社状態（清算中、登記記録閉鎖、など）
• 目的（事業内容・業種）
• 資本金の額
• 役員に関する事項（代表社員・業務執行社員などの氏名、住所、就任・登記年月日）

持株会社の登記簿謄本との大きな違いは「広告をする方法」「株式」「役員」の3つの事項にあります。合同会社は、決算公告の義務がなく、株式を発行することもないため、登記簿謄本にもその2つに関する記載はありません。

また、合同会社の登記簿謄本では、役員に関する事項に、業務執行権限や代表者と同等の権限を持つ社員の情報が記載されます。

商業・法人登記簿謄本はどのようなときに必要？

以下では、商業・法人登記簿謄本が必要となることが多い9つのケースを紹介します。なお、登記簿謄本には本来、有効期限はありません。しかし、一般的に、直近（取得日から3〜6カ月以内）の登記簿謄本の提出が求められることが多いです。そのため、登記簿謄本が必要な時は、その都度取得することが推奨されます。

オフィスの賃貸・利用契約

オフィスの賃貸契約や、フレキシブルオフィスの利用契約などでは、多くの場合、登記簿謄本の提出が必要です。これは、主に法人の実在と代表者の権限の確認を目的としており、与信審査やトラブル、犯罪防止の観点から提出が求められます。

特に、近年は非対面・オンラインでの契約手続きが増えてきていることから、会社の実態確認として登記簿謄本の提出が必要となるケースが多いです。

法人口座の開設・登録情報の変更

法人口座の新規開設時には、与信審査の一環として、登記簿謄本の提出が求められることがあります。また、すでに開設済みの口座の登録情報変更手続きの際にも、登記簿謄本が必要となることが多いです。

これは主に、犯罪収益移転防止法に基づく、代表者の本人確認と、法人の実在性の確認が目的とされています。法的な提出義務があるわけではないものの、各金融機関に提出が求められた際には、それに応じないと手続きが進まない可能性が高いです。

融資の審査

金融機関での融資を受ける際には、多くの場合、事業の客観的な評価の把握と与信審査を目的とし、登記簿謄本の提出が求められます。慎重な融資判断のため、事業内容や設立の時期といった会社の基本情報のほか、これまでの事業の履歴まですべて記載された登記事項証明書の提出が求められるケースが多いです。

補助金・助成金の申請

登記簿謄本は、補助金・助成金の申請の際、必要書類の一つとされていることが多い傾向にあります。これは、登記簿謄本が、各制度に適格な法人であることを証明する客観的な資料となるためです。

補助金・助成金の種類によっては、申請期間や、登記簿謄本の有効期間が限られているケースもあるので、計画的に取得手続きを進めましょう。

許認可・各種届出

建設業や宅建業、古物商など一部の業種では、許認可・各種届出の際、代表者の確認のため、登記簿謄本の添付が原則必要です。登記内容に不備があったり、業種や手続きごとの要件を満たしていなかったりすると、許認可が下りないため、最新かつ正確な情報かどうかを確認しておくことをおすすめします。

決算申告

決算申告の際には、社内の確認資料として、登記簿謄本を取得する企業・事業者も多いです。また、税理士など外部の専門家に申告の代行を依頼する際にも、実務上必要な書類の一つとして、提出するよう依頼されることがあります。

特に、会社の設立直後や、登記事項に変更があった年には、登記簿謄本の提出が求められるケースが多いため、あらかじめ準備を進めておくとその後の流れがスムーズです。

変更登記

登記事項に変更があった場合、変更登記を行うこととなるが、その際に登記簿謄本が必要となることがあります。変更登記手続きに必要な書類というわけではありませんが、現在の登記事項や申請内容の確認として取得する会社が多いです。

また、手続きの代行を司法書士などの専門家に依頼する際、確認書類として提出を求められることもあります。

取引先の情報取得

登記簿謄本は、取引先の情報確認の資料としてもよく活用されています。記載内容から、代表権や実在、事業内容などが確認でき、リスクや不審な会社かどうかを見極められることが主な理由です。

上記のような内容は、ウェブサイトに記載されているケースもありますが、公的な記録である登記簿謄本のほうが正確かつ信頼性が高いといえます。そのため、高額もしくは長期の取引の前や、コンプライアンスチェック、M＆Aおよび資本提携のデューデリジェンスなどの際にも、登記簿謄本を取得するケースが多いです。

また、もし不審な点がある場合は、閉鎖事項証明書を取得して過去の履歴をたどれば「短期間で移転や商号・役員の変更を繰り返している」「事業活動が停止された会社が買収されている」といったハイリスクな情報がチェックできます。

不動産に関する手続き

土地や建物などの売買や相続、譲渡などを行う場合、その所有者や所在地などを確認するため、不動産の登記簿謄本を取得することとなります。また、住宅ローンを組むときの審査や、それに関連する税務申告の際にも、登記簿謄本が確認書類として必要になることがあります。

登記簿謄本の取得方法

登記簿謄本を取得するために必要な知識・情報を紹介します。

登記簿謄本はどこで取れる？

登記簿は、全国の法務局・登記所によって管理されています。従って、登記簿謄本を取得する際には、管轄もしくは最寄りの法務局・登記所に請求することとなります。登記簿は法的な公示制度なので、正式な手続きを踏めば、誰でも取得可能です。

登記簿謄本の請求手順は？

登記簿謄本の請求方法は「窓口」「郵送」「オンライン」の3つです。以下で、それぞれの方法の請求手順を説明します。

法務局の窓口で請求する場合

法務局や登記所で直接請求する場合は、所定の請求書に必要事項を記載のうえ、手数料を添えて、指定の窓口に提出しましょう。請求書は、各窓口に備えつけられているほか、証明書発行請求機での発行や、オンラインでダウンロードすることもできます。

窓口請求の手数料は、1通あたり600円です。なお、1通の枚数が50枚を超える場合、以後50枚ごとに100円加算されます。

申請時の混雑状況にもよりますが、書類などに不備がなければ、申請から10〜20分程度で受け取れる可能性が高いです。

郵送で請求する場合

登記簿謄本の発行を郵送で請求する場合は、以下を同封のうえ、管轄の法務局もしくは登記所へ送付してください。

• 必要事項を記載した所定の請求書
• 手数料分の収入印紙
• 切手を貼った返信用封筒

郵送請求の手数料は、1通あたり600円（1通の枚数が50枚を超える場合は以後50枚ごとに100円加算）です。必要枚数に応じた金額の収入印紙を同封してください。

また、返信用封筒に貼る切手代は、発行枚数が1〜2枚など50g以内の場合は110円が目安です。それ以上の枚数を請求する場合は、重さに応じた郵便料金分の切手を貼付してください。

通常、郵送から1週間〜10日程度で手元に届くケースが多いですが、時期や状況によっては前後することもあります。

オンライン請求の場合

「かんたん登記・供託申請」もしくは「申請用総合ソフト」を利用すれば、窓口受領、もしくは郵送のいずれかの方法で、登記簿謄本が受け取れます。取得手順は以下の通りです。

【かんたん登記・供託申請（Webブラウザ）を利用する場合】

• アカウントを登録する
• 申請情報を入力する
• 申請書を送信する

【申請用総合ソフトを利用する場合】

• 登記・供託オンラインシステムで申請者情報を登録する
• 申請用総合ソフトをダウンロードする
• ソフトを起動してログインする
• 申請書情報を作成してエラーチェックを行う
• 情報を保存する（「完了」をクリック）
• 申請者情報に作成した申請書ファイルを添付して送信する

送信した申請書の処理状況は「処理状況表示」画面で確認できます。なお、登記簿謄本の申請では、いずれの申請方法でも電子署名は不要です。

オンラインシステムの利用時間は、月〜金曜日の8時半〜21時（祝日・休日、12月29日から1月2日までを除く）です。窓口受取の対応時間は、9時〜17時となっています。

手数料は、郵送では50枚につき1通520円、窓口受領では50枚につき1通490円であり、インターネットバンキング、モバイルバンキング、電子納付対応のATMのいずれかの方法で納付する仕組みです。発行枚数が50枚を超える場合は、超える枚数50枚までごとに、100円が加算されます。登記・供託オンラインシステムでのデータ送信後、手数料の電子納付情報が発行されるので、それを通して納付してください。

コンビニ・インターネットなどで請求する場合

一部の民間会社では、コンビニやインターネット上での登記簿発行サービスが提供されています。パソコンやスマートフォンから、各サービスの公式サイトにアクセスして申し込み、指定の方法で発行が可能です。サービスによっては、コンビニのほか、自宅や会社の複合機で発行できる場合もあります。

ただし、民間会社が発行した登記簿データは、内容は原本と同じでも、法的に保証された書類ではありません。原則として、公的手続きでは使えず、簡易的な内容確認といった用途のみで利用されています。

登記簿謄本に関して知っておくと役立つ情報

ここでは、登記簿謄本が必要になったときに知っておくと役立つ3つのポイントを紹介します。

提出を求められた際には余裕を持って請求する

登記簿謄本の申請から発行までには、ある程度の時間がかかります。

例えば、郵送だと、郵便の往復に1週間〜10日程度が必要です。オンラインでは、申請は即時ですが、手数料の納付と請求書類の返送・受取に時間がかかります。窓口での申請の場合は、その場ですぐ取得できるものの、管轄の法務局や登記所へ行くのに時間と手間がかかるうえ、受付時間も限られているので注意しなければなりません。

また、大量の登記簿謄本の取得や、代理人・第三者による申請の場合は、通常より多くの時間がかかることもあります。提出期限を踏まえ、余裕を持ったスケジュールで請求するよう心がけましょう。

登記簿謄本が取得できない場合がある

以下のようなケースの登記簿謄本は、取得できないことがあります。

• 登記手続き中の会社の登記簿謄本
• 閉鎖・みなし解散登記されている会社の登記簿謄本

何らかの登記手続の最中は、それが完了するまで、登記簿謄本は取得できません。また、すでに閉鎖されている会社や、最終登記日から12年以上経過した休眠会社のうち、所定の届出を済ませていない場合は、登記事項が閉鎖され、閉鎖事項証明書を除くすべての証明書が取得できなくなります。

変更登記は速やかに行う

すでに登記済みの事項に変更が生じた際には、速やかに変更登記の手続きを行いましょう。法律上、変更登記は、原則として変更が生じたときから2週間以内に済ませることとなっているからです（出典：第915条｜会社法｜e-Gov法令検索）。

また、登記簿謄本の提出を求められたときは、多くの場合、最新かつ正確な情報であることが前提となります。もし事実と異なる記載がある登記簿謄本を提出してしまうと、再取得の手間と時間がかかるだけではなく、トラブルの元になりかねません。記載内容に変更があるときは、法的ルールを守って、速やかに手続きを済ませることをおすすめします。

なお、事業内容にたびたび変更がある場合は、事業の目的に「前各号に附帯する一切の事業」を盛り込んでおくことで、登記簿に明記されていない関連事業も行えるようになるので、覚えておくと便利です。

登記簿謄本の種類と役割を理解して活用しよう

登記簿謄本は、登記された全記録が記載された公的文書です。全部で4つの種類があり、手続きによって求められる登記簿謄本が異なることもあります。必要書類と提出期限を確認のうえ、余裕を持ったスケジュールで請求しましょう。

登記簿謄本の提出が求められるシーンでは、多くの場合、企業や拠点の信頼性と実在性も慎重にチェックされるものです。登記情報を最新情報に整備しておくのはもちろん、対外的信用度を高める、ハイグレードなオフィス・拠点を構えておくことが推奨されます。

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