シェアオフィスとは？レンタルオフィスなどとの違いとメリット・デメリット

オフィスの在り方が変わりつつある今、従来のオフィスとは異なる形態のワークスペースを選ぶ企業も増えてきています。これからのオフィスの新たな選択肢の一つとなるのが「シェアオフィス」です。今回は、シェアオフィスに関する基礎知識と、自社に最適なワークスペースの選び方を解説します。

シェアオフィスとは

まず、シェアオフィスの定義と注目の背景を確認していきましょう。

シェアオフィスの定義

「シェアオフィス」とは、その名のとおり、複数の企業や事業者と一つのワークスペースを共有するオフィス形態です。一般的に、ワンフロアを仕切って特定の範囲を間借りしたり、デスク単位で契約したりするスタイルとなります。

シェアオフィスのワークスペースには、あらかじめデスクやイスなどビジネスに必要な最低限の設備が整っており、自分で用意する必要がありません。ワークスペースのほか、建物内にある設備もすべて共有物であり、契約内容に応じて自由に利用可能です。またサービスによっては、受付や電話対応、ビジネスコンシェルジュといったオプションが提供されていることもあります。

企業・事業の本拠地にするのはもちろん、支店やサテライトオフィスの設置、出張の際の一時的なドロップインなど、さまざまな用途に活用されています。

シェアオフィスを利用する企業が増えた背景と今後の展望

そもそも「オフィスをシェアする」という概念は以前から存在していました。特に、個人で小規模の事業を展開している方を中心に、人気を博しているオフィス形態です。

そして近年、ワークスタイルの多様化により、従来の固定的なオフィスの在り方を見直す動きが広まったことで、シェアオフィスが改めて注目されるようになりました。シェアリング文化の浸透の影響もあり、シェアオフィスへの関心が高まっています。

テレワークや在宅ワークも増える中、シェアオフィスといったフレキシブルなオフィス形態は、今後ますます注目度が高まることが予想されます。

シェアオフィスで提供される主なサービス

次に、シェアオフィスで提供される主なサービス内容を説明します。

ワークスペース・デスクのレンタル

シェアオフィスの基本的なサービス内容は、ワークスペースのレンタルです。レンタルといっても、占有の個室や固定席が借りられるわけではありません。サービスの種類や契約プランの内容にもよりますが、一定の料金を支払い、スペース内に設置されたデスク・イスやロッカー・シェルフ、インターネット回線、ビジネス機器などを自由に利用するスタイルとなっています。

オプションサービス

シェアオフィスによっては、次のようなオプションサービスが利用できることがあります。

• 電話対応
• 郵便物の収受
• 来客受付
• 会議室・イベントスペースのレンタル
• ドリンク・軽食の提供やカフェ

上記の内容が基本料金に含まれているサービスもありますが、別料金が設定されていることもあるため、事前に確認しておきましょう。

開業・法人登記の際の住所利用

サービスの規定で許可されていれば、シェアオフィスの住所を利用して開業や法人登記ができます。オプションサービスになっている場合や、手続きのサポートやアドバイスが受けられるサービスもあり、少数精鋭やスモールスタートを予定している法人や事業にも最適です。

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レンタルオフィスで起業するには？開業・登記の流れやメリット・デメリット
レンタルオフィスで法人登記できる？会社設立の方法・費用とメリット・デメリット

シェアオフィスと類似形態のオフィスソリューションとの違い

以下では、シェアオフィスと類似形態のオフィスソリューションとの違いをみていきましょう。

レンタルオフィスとの違い

「レンタルオフィス」とは、シェアオフィスと同じくワークスペースの貸与サービスです。ハイグレードなサービスオフィスや、住所貸しのバーチャルオフィスの総称として扱われることもあります。

シェアオフィスとレンタルオフィスの違いは「占有スペースの形態」にあります。レンタルオフィスのワークスペースは、基本的に個室で、中にある設備もすべて占有可能です。個室の定義やスタイルはサービスによって差があるものの、壁で仕切られていることが多く、部外者が無断で侵入することはありません。

一方、シェアオフィスの占有スペースは基本的に間仕切りです。個室ではなくブースや座席を自由に利用する形式であり、中にある設備はすべて共用となります。サービスによっても異なりますが、個室を利用したいときは基本的に別途契約が必要です。

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レンタルオフィスとは？種類・従来のスタイルとの違いとメリット・デメリットを解説

コワーキングスペースとの違い

「コワーキングスペース」とは、ブース内にある席や設備を利用できるオフィスソリューションを指します。シェアオフィスと同じく、個室の占有スペースはなく、設備もすべて共用です。

シェアオフィスとコワーキングスペースは、明確な定義で区別されているわけではありませんが、一般的には「利用目的」によって使い分けられています。

シェアオフィスは、占有のオフィスが不要な代わりに、作業しやすくリーズナブルなワークスペースの提供が主な目的です。また、賃貸のように利用契約に煩雑な手続きがなく、速やかにオフィスを開設したいときにも適しています。

一方、コワーキングスペースのサービスの提供目的は他社・他者との交流です。コミュニケーション施設としての役割を担い、フリーアドレス制などにして利用者間での積極的な交流を促しています。サブスクリプションとしてワークスペースをある程度確保できるサービスのほか、時間・日単位などで一時的に利用できるドロップインシステムも多く、より柔軟な利用が可能です。

サテライトオフィスとの違い

「サテライトオフィス」とは、本拠地とは離れた場所に設置するビジネス拠点の呼称です。通勤の負担軽減やテレワーク推進の一環など、従業員がより良く働ける環境を整えることを目的として設置されます。

シェアオフィスとサテライトオフィスは「オフィスとしての位置付け」が異なります。

シェアオフィスはあくまでもオフィスの形態のことであり、利用目的によって本社にも支店にもなり得ます。また、サービス内容に「間借り」「ブース」という定義が存在し、契約で定められた範囲で利用できる点も特徴です。

対して、サテライトオフィスは本拠地が別にあることが前提となります。「本拠地とは別の拠点にあるオフィス」という概念なので、定義するにあたってオフィスの形態は問われません。

バーチャルオフィスとの違い

「バーチャルオフィス」とは、オフィスの住所を貸与するサービスです。いわゆる「住所貸し」のことであり、住所はあっても、実際にワークスペースが利用できるわけではありません。

シェアオフィスとバーチャルオフィスの違いは「オフィスとしての実体の有無」にあります。

シェアオフィスには、実際に利用できるワークスペースが存在し、サービスによっては開業や法人登記、名刺などへの住所利用も可能です。一方、バーチャルオフィスには現実に実体がなく、住所のみが存在します。規定で許可されていれば公的手続きでの住所利用も可能ですが、一部の職種ではオフィスの実体がないと開業が許可されないため注意しましょう。

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シェアオフィスの利用料金の目安

シェアオフィスの利用料金の相場は、サービスやプランによっても異なりますが、一般的には3〜5万円程度が相場です。専用デスクの固定契約や、個室を別途に利用できるプランだともう少し高額になり、5〜7万円程度となります。

シェアオフィスは、他社とブース内にあるデスク・イスや設備を共有することから費用が抑えられている傾向にあります。賃貸オフィスや一般的なレンタルオフィスと比べ、非常にリーズナブルな料金で利用できる点が魅力です。

企業がシェアオフィスを利用するメリット

ここでは、シェアオフィスを利用することで得られる5つのメリットについて説明します。

オフィス設置の費用と時間が抑えられる

シェアオフィスは、従来の賃貸オフィスや一般的なレンタルオフィスと比べ、オフィス設置・運営にかかるコストが抑えられます。内装工事や設備の設置費用、敷金・礼金や保険料、仲介料といった賃貸物件にかかる初期費用はすべて不要で、開設の時間も最小限です。月々のレンタル料も、賃貸やレンタルオフィスと比べ格安で、信量や水道・光熱費などが基本料金内でまかなえるサービスもあります。

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レンタルオフィスの料金は？東京の個室月額とシェア・サービスオフィスとの比較

立地の選択肢が増える

シェアオフィスなら、好きな立地のワークスペースと住所が選択できます。都心のビジネスビルや駅・バス停などからのアクセスが良い住所に設置しているプロバイダーも多く、料金もリーズナブルなので、利便性や知名度、対外的な信用度を高める選択肢が増えます。

目的に合わせて選べる

シェアオフィスは、コスト削減重視で最低限の設備を提供するものから、企業単位でそろえると莫大なコストがかかるようなハイグレードなオフィスまでさまざまなサービスが存在します。提供されるビジネスサポートも多種多様で、ITサポートやリモート管理のフォロー、起業に特化したものなどサービスによって個性があります。自社のニーズに合わせて適切なシェアオフィスを選ぶことで、課題解決の近道になるでしょう。

ビジネスチャンスが広がる

シェアオフィスは、賃貸オフィスや一般的なレンタルオフィスと比べオープンな雰囲気です。交流に特化したコワーキングスペースなどもあり、ほかの利用者との気軽な交流が生まれやすいといえます。優れた交流性をうまく活用すれば、新たなビジネスチャンスや人脈をつかむきっかけになるかもしれません。

ワークスペースの形態が柔軟に変更できる

シェアオフィスやレンタルオフィスなどのフレキシブルオフィスは、ワークスペースの形態が変えられる柔軟性が大きな魅力です。従業員の増減に応じて、スペースを柔軟に拡大・縮小できます。移転の費用や手間が省け、柔軟なビジネス展開が可能になるでしょう。

シェアオフィスのデメリット

シェアオフィスには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットがある点にも注意しなければなりません。

プライバシーやセキュリティ面のリスクがある

シェアオフィスは、複数者で同じフロアを共有するため、プライバシーやセキュリティ面に不安があります。営業時間中は施錠されておらず、不特定多数の出入りや設備の共有があることから、機密情報の取り扱いや、情報漏洩などに細心の注意を払う必要があります。

住所の取り扱いが煩雑になる

シェアオフィスの契約内容や利用状況によっては、建物内でのブースの場所やフロアの階数などが変わることがあります。公的書類や名刺、ウェブサイトなどにシェアオフィスの住所を記載していると、変更があるたびに更新する手間がかかります。また、他社とまったく同じ住所を共有するため、同名の企業があると法人登記ができません。

与信に差し障ることがある

住所や設備を共有するスタイルのシェアオフィスは、従来の賃貸オフィスや一般的なレンタルオフィスと比べ、社会的信用度が劣る傾向にあります。金融機関での口座開設や融資の審査に差し障ることもあるので、スムーズな手続き進行のためには与信管理の徹底が求められます。

使いたいときに利用できるとは限らない

ドロップイン形式のシェアオフィスは、使いたいときに満席で、利用できない可能性があります。定期的に利用する予定がある場合は、事前に混雑状況を把握しておくほか、占有契約のできるサブスクリプションタイプのシェアオフィスを選ぶことが推奨されます。

シェアオフィス選定時のチェックポイント

シェアオフィスの選定時には、次の4つのポイントを比較・検討することで、自社に最適なサービスが見つかるでしょう。

• 基本サービスの内容
• 料金体系
• 立地
• セキュリティ対策

サービス内容

料金が安くても、基本サービスの内容が充実していないと利便性が低く利用しづらくなってしまいます。オプションサービスもチェックし、必要に応じて追加することで、自社の目的や課題解決にフィットしたオフィスソリューションになるでしょう。

料金体系

シェアオフィスでは、従量課金によるドロップインや月額制など、さまざまな料金体系が設定されています。予算や利用頻度などの計画と照らし合わせ、自社に最適なサービスを選んでください。また、コピー代のように利用ごとにかかる料金の有無もあらかじめチェックしておきましょう。

立地

オフィスの立地は、ビジネスの利便性やブランディングに直結する要素です。土地のグレードや主要駅からのアクセスの良さなど、自社のニーズに合う立地条件を備えたシェアオフィスを選んでください。

セキュリティ対策

複数社で共有するシェアオフィスを安心して利用するには、セキュリティ対策のレベルの高さが肝心です。入室および施錠方法やパスワード設定の可否、デスクの配置、インターネット回線のSSIDの有無など、どのような対策を講じているかチェックしましょう。

シェアオフィスはどんな人が使う？

以下の表に、シェアオフィス・レンタルオフィスそれぞれの特徴をまとめました。

	シェアオフィス コワーキングスペース	レンタルオフィス
想定の利用人数	1人〜数人程度	数人〜数十人程度
利用目的・ニーズ	オフィスコスト削減、交流重視	機密性および拠点・事務所としての要件確保
コスト感	費用を抑えて利用しやすい	シェアオフィスよりやや高額だが賃貸と比べ割安
セキュリティ性	開放的でやや低め	個室があり安全性に優れる
拡大・縮小の柔軟性	柔軟な利用が可能	固定契約が基本
利用者の属性	個人事業主、フリーランス、スタートアップ企業	中小企業、大企業のサテライトオフィス、少数精鋭のベンチャー企業
事業フェーズ	起業準備、スモールスタート段階	安定運営、企業規模の拡大や法人登記を予定

上記を踏まえ、利用シーンごとにおすすめのオフィス形態を紹介します。

シェアオフィス・コワーキングスペースが向いている企業・事業者

次のような課題やニーズを抱える企業・事業者には、シェアオフィスやコワーキングスペースが向いているといえます。

• 1人〜数人程度の利用を予定している
• オフィス設置にかかる費用を最低限に抑えたい
• テレワークを推進したい
• これから起業を目指している
• 他社・他業種との交流を増やしたい

企業のほか、これから事業を始める方や固定的なオフィスが不要でよりフレキシブルなワークスタイルを望む個人事業主などからもよく選ばれています。

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設置の目的に合わせて適切なオフィス形態を選ぼう

シェアオフィスは、ワークスペースに優れた柔軟性と機動性、適度な利便性を求める方から人気のオフィス形態です。目的や必要に応じ、好きなタイミングで利用できるので、少数精鋭の企業・事業のワークスペースやスモールスタートでの起業を予定している方、他社との交流を重視する方に選ばれています。

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