レンタルオフィスのセキュリティランクは？物理・情報の安全性を高める方法

セキュリティレベルはオフィス選びで重要なチェック項目の一つです。一口にレンタルオフィスといっても、そのセキュリティ環境には大きな差があるため注意しなければなりません。今回は、レンタルオフィスのセキュリティ性と、安全性の判断基準について解説します。

レンタルオフィスのセキュリティレベル

まず、レンタルオフィスのセキュリティ対策と、別形態のオフィスソリューションを比較した安全性についてみていきましょう。

レンタルオフィスのセキュリティ対策は万全？

レンタルオフィスのセキュリティレベルが安全かどうかは、一概にはいえません。専門的かつハイグレードなセキュリティ対策を実施しているレンタルオフィスがある一方で、リスクに脆弱なサービスも存在するからです。リスク軽減のためには、安全性の高いレンタルオフィスの選定と、セキュリティ対策の徹底が求められます。

シェアオフィスやコワーキングスペースと比較したセキュリティの違いとは？

シェアオフィスやコワーキングスペースは、プライベートな占有スペースがないので防犯性に劣ります。一方、レンタルオフィスは、個室でセキュリティが徹底されているサービスも豊富です。よりハイグレードなセキュリティ対策がなされているサービスオフィスといった形態もあり、事業の性質やニーズに応じて安全性が高められます。

次に、レンタルオフィスのセキュリティ対策を「物理」「情報」の2つに分けてみていきましょう。

物理セキュリティ

物理セキュリティとは、不審者の侵入や災害発生などによる資産損失・情報流出のリスクを軽減するための対策です。レンタルオフィスでは、トラブル防止とリスクヘッジおよびスピーディーな原因究明のため、次のようなセキュリティシステムが採用されています。

• 出入り口やサーバーラック・キャビネットなどの施錠
• 入退室管理システム（オートロック機能など）
• 監視カメラの設置（CCTVセキュリティ）
• センサー・警報機能などの防犯システム
• 防音設備
• 有人エントランス
• 警備員の配置

情報セキュリティ

情報セキュリティとは、サイバーリスクからの防護と、システムダウンや通信障害の防止および速やかな復旧のための対策です。レンタルオフィスでは、データホスティングの安全性を守るため、主に次のような対策が行われています。

• 専門的かつ独自の管理システムの導入
• アクセス制限
• SSID（ネットワーク名）や暗号化キー（パスワード）の設定
• 個別インターネット回線の提供
• 稼働冷却システムの導入
• 冷気通路（コールドアイル）の設置
• 温度・湿度モニタリングシステム

レンタルオフィスのセキュリティの安全性を判断する8つのポイント

ここでは、レンタルオフィスのセキュリティレベルを判断するための8つのチェックポイントを紹介します。

占有スペースの形態

レンタルオフィスの占有スペースの形態は、サービスによって多種多様です。半個室や場所貸しだと、天井や壁の上下に隙間があることが多いため、物理的なセキュリティリスクが生じます。特に機密性の高い情報を取り扱う事業や、プライバシーへの配慮が必要な職種の場合は、完全個室のレンタルオフィスがおすすめです。

施錠の可否と種類

占有スペースおよびエントランスの施錠は、レンタルオフィスのセキュリティの要です。セキュリティ対策を徹底するなら、必ずエントランスおよび自社スペースへの出入り口がデジタルシステムで施錠できるレンタルオフィスを選びましょう。

有人受付

一般的なレンタルオフィスの共用エントランスには受付が設置されていますが、それが有人か無人かによってセキュリティレベルが大きく異なります。有人受付があれば、建物への人の出入りを常に監視し、迅速な対応が可能です。

郵便物の収受・管理方法

レンタルオフィスで郵便物の受付・転送サービスを利用する場合は、どのように収受・管理しているかをチェックしましょう。ただ受け取るだけで、エントランスや鍵のないロッカー・シェルフなどに置きっ放しだと、盗難や情報漏洩につながりかねません。

フォンブース

共用スペースで電話やWeb会議を行う際、専用の個室スペースがあれば会話を聞かれる心配がありません。ただし、フォンブース自体のセキュリティレベルもサービスによって異なるので、壁の厚さや防音機能、換気設備などもチェックしておくとよいでしょう。

設備機器のセキュリティ性

レンタルオフィスでは、ワークスペースのほか、建物内に設置されているさまざまなオフィス機器が使用可能です。レンタルオフィスによっては機器の持ち込み不可の場合もあるため、不正利用や情報漏洩の防止のため、設備のセキュリティ性を事前にチェックしましょう。

個別回線や有線LAN

業務上のサイバーリスクを最小限に抑えたいなら、個別回線や有線LANが利用できるレンタルオフィスが第一選択肢となるでしょう。自社その他大勢の入居者が一斉に同じ回線を共有する回線だと、通信速度の低下・遮断やフリーズ、不正アクセスの恐れがあります。

レンタルオフィスのセキュリティをさらに高めるコツ

レンタルオフィスのセキュリティを高めるには、次の2つのポイントを心がけましょう。

• 内見で実態を確認する
• 事業所単位でもセキュリティ対策を徹底する

内見で実態を確認する

セキュリティレベルや対策方法は、文字や画像だけでは分からない部分もあるため、内見して実際に自らの目でみて確認しましょう。受付スタッフや警備員の様子、人の出入りのほか、どのような企業・事業者が入居しているのかもチェックできるため、選択時の判断基準となります。

事業所単位でもセキュリティ対策を徹底する

どれほど優れたセキュリティ性を備えるレンタルオフィスを利用したとしても、事業所単位での対策が不十分だと意味がありません。事業所単位でのセキュリティ対策を徹底するとともに、業務および資産の取り扱いに関する事務処理規定を設けることをおすすめします。

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オフィスには、安心してビジネスに専念できるセキュリティ環境が不可欠です。レンタルオフィスを利用する際は、立地や外装・内装に加え、セキュリティレベルまでしっかりとチェックすることで、安全にビジネスが展開できる環境が整います。

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