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バーチャルオフィスで法人登記は可能？手続きの流れと賢く活用する方法
オフィスを持たないというビジネスの新しい選択肢となる「バーチャルオフィス」の基礎知識を解説します。サービスの基本的な仕組みや費用の目安、メリット・デメリットなどを、レンタルオフィスとの違いも踏まえてわかりやすくまとめました。これからバーチャルオフィスの利用を検討している方はぜひご一読ください。
バーチャルオフィスの住所は法人登記に利用できる！
プロバイダーの許可があれば、一部の業種を除き、バーチャルオフィスの住所を利用しての法人登記は可能です。これは、商業登記法において、本店所在地の住所には特に制限がないことに由来します。事業の開業時や法人化の登記手続きのほか、各種許認可・届出や金融機関の口座開設・融資、Webサイト・オンラインショップの特定商取引に関する表記への記載など、さまざまな用途に利用できます。
なお、バーチャルオフィスの詳細はこちらの記事をご参照ください。
バーチャルオフィスの住所で法人登記をするには？
次に、バーチャルオフィスの住所を利用した法人登記について、初めて手続きする場合と住所変更の2ケースに分けて説明します。
初めて法人登記をする際の手続き
初めて法人登記を行う場合は、会社設立後に「登記申請書」の「本拠地」欄にバーチャルオフィスの住所を記載のうえ、その他、必要項目をすべて埋め、添付書類と併せて法務局へ提出します。同時に、税務署へ「法人設立届出書」も忘れずに提出してください。その際、法人印鑑（会社印）と公証役場の認証を受けた定款が必要となるため、会社設立時に作成しておきましょう。
なお、法人登記の手続きは、書面の郵送もしくはオンラインでも可能です。手続きの際は、会社設立にかかる費用に加え、規定の登録免許税の納付が必要になります。法人登記の期限は原則として会社設立から2週間以内なので、すみやかに申請手続きを済ませてください。
バーチャルオフィスを含む法人口座手続きの詳細は、こちらの記事を参考にしてください。
本拠地の住所を変更する際の手続き
本拠地の住所を変更する際には「本店所在地の移転の登記」の手続きが必要です。法務局のWebサイトでダウンロードできる申請書類を郵送もしくはオンラインで申請のうえ、規定の登録免許税を納付します。
なお法的には、移転登記はいつでも可能です。ただし、本拠地の住所を変えると定款の変更や株主総会での報告など移転に付随する諸手続きを要する場合があるため、それも踏まえて慎重に検討してください。
バーチャルオフィスで法人登記をするメリット
ここでは、バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記をする3つのメリットを紹介します。
プライバシーが守れる
個人事業主やフリーランスの方が法人登記を行う際、自宅開業だと基本的にその住所を登録することになります。法人登記に利用した住所は登記簿やインターネット上で公開され、不特定多数が閲覧できる状態になるため、プライバシー面のリスクが生じます。
「代表取締役等住所非表示措置」により、一定の要件を満たせば詳細な住所は隠せるものの、原則として対象となるのは登記申請と同時に申し出たときのみです。バーチャルオフィスの住所なら、個人情報の開示が避けられるので、プライバシー保護対策として有効な手段だといえます。
オフィス設置にかかるコストが抑えられる
バーチャルオフィスは、物理的なワークスペースをレンタルする別形態のオフィスソリューションと比べ費用がリーズナブルです。一般的なレンタルオフィスの費用相場は、月額10万〜20万円前後となっています。対して、バーチャルオフィスは安いもので月額数百円〜、住所のネームバリューやサービスが充実したハイグレードなプランでも数万円程度という格安料金で利用可能です。会社設立の際の初期費用のほか、オフィス運営にかかるランニングコストが抑えられます。
利用開始までのプロセスがすぐに済む
バーチャルオフィスは、賃貸契約や一般的なレンタルオフィスと比べ審査の手続きもシンプルでスピーディーです。契約締結後、最短即日で利用開始できるサービスもあります。ビジネスが速やかに始められることは、機会損失を最小限に抑える有効手段の一つです。ビジネスアドレスのみを利用するフルリモートのワークスタイルが手軽に実現しやすいことから、これからのオフィスの在り方を変えるきっかけになるかもしれません。
バーチャルオフィスで法人登記をするメリット
続いて、法人登記にバーチャルオフィスの住所を利用する際に注意すべき4つのデメリットと、その解決策を説明します。
業種や商号によっては開業に利用できない
続いて、法人登記にバーチャルオフィスの住所を利用する際に注意すべき4つのデメリットと、その解決策を説明します。開業時の事務所要件が定められていたり、許認可を必要としたりする次のような業種では、バーチャルオフィスの住所は本拠地として利用できません。
- 弁護士
- 税理士
- 司法書士
- 建築業
- 不動産業
- 金融商品取引業
- 職業紹介業
- 人材派遣業
- 廃棄物処理業
- 古物商許可を要する業種
- 飲食業
- 医療業
- 探偵業
- 風俗営業
あくまで原則ではあるものの、こうした業種で法人登記を検討している場合は、実体のある別形態のオフィスソリューションが推奨されます。
また法律上、同じ住所・法人名での登記はできません。バーチャルオフィスの住所は複数社と共有する可能性があるため、事前にサービス利用者の中に同じ商号の企業や事業がないかどうか確認しておくことが推奨されます。
法人口座開設の審査が厳しくなることがある
法人登記の住所は、多くの場合、法人口座開設の際にも利用することとなりますが、バーチャルオフィスのアドレスだと審査が厳しくなることがあります。その理由は、バーチャルオフィスは実体がなく、物理的なワークスペースのある一般的なオフィスと比べると社会的信用度に劣る傾向にあるからです。
バーチャルオフィスの住所だからといって必ずしも審査に通らないわけではないものの、通常より多くの時間がかかる可能性があります。審査にスムーズに通りやすくなるためには、事業計画書で会社の実態や信頼性を積極的にアピールするなどの対策が必要です。
サービスの提供中止に伴う変更手続きが必要になる
利用中のバーチャルオフィスが万が一サービス提供中止となった場合、これまでの本拠地としていた住所が利用できなくなります。その際、変更登記や定款の変更、ウェブサイトの更新、名刺の作り直しなど、さまざまな手続きが必要です。
こうした変更手続きには、費用と手間がかかるほか、もし専門家に依頼した場合はその報酬の支払いも発生します。運営実績が長期かつ豊富なサービスを選び、サービス提供中止のリスクを最小限に抑えましょう。
対外的なイメージに影響を及ぼす可能性がある
過去に、犯罪や身元の隠蔽にバーチャルオフィスが利用された事件がありました。以前はバーチャルオフィスに関する法整備が追いついておらず、それを隠れ蓑にしやすかったからです。
なお現在は、犯罪収益移転防止法によりバーチャルオフィス利用時の審査が厳格になり、簡単には悪用できなくなっています。しかし、過去の出来事や手軽に利用できるといったイメージから「バーチャルオフィスの住所を本拠地としている会社は怪しい」と思われてしまうこともあるかもしれません。社会的信用度を高めるには、会社情報や実績、プライバシーポリシー、特定商取引に関する表記などを後悔し、透明性を確保することが求められます。
レンタルオフィスを利用していると怪しいといわれる理由と信頼性を高める方法を知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
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