プロジェクトオフィスとは？チームのマネジメントと生産性を高める拠点戦略のコツ

大きなプロジェクトは、その分、人数も大規模になるものです。そのため「プロジェクトメンバーが大人数で場所の確保が難しい」と悩むことも......。そのようなときに活用できるのが「プロジェクトオフィス」です。この記事では、プロジェクトオフィスとはどのようなものか、メリットや選び方も踏まえて解説します。

プロジェクトオフィスとは

まず、プロジェクトオフィスの基礎知識を確認していきましょう。

プロジェクトオフィスの意味

「プロジェクトオフィス」とは、特定のプロジェクト活動・業務を行うために設置されるワークスペースのことです。「プロジェクトルーム」とも呼ばれ、基本的にプロジェクト完了までの期間限定のオフィスとして設置されます。大企業や業務提携、協働などでの大規模プロジェクトの業務・執務空間を確保し、マネジメントやセキュリティなどの課題解決に一役買うオフィス形態として注目を集めています。

プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）との混同に注意！

プロジェクトオフィスと似た用語に「プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）」があります。プロジェクトマネジメントオフィスとは、プロジェクトマネージャー（PM：プロジェクト統括責任者）を支援・補佐する部門や役割、構造のことです。字面はよく似ているものの、あるプロジェクト専用の業務・執務空間であるプロジェクトオフィスとはまったくの別物なので、混同しないよう注意してください。

プロジェクトオフィスの役割と活用のメリット

ここでは、プロジェクトオフィスの役割について、活用のメリットも含めて紹介します。

スペース・設備の不足の解消

プロジェクトオフィスの最もシンプルな活用法は「スペース不足を補うこと」です。

大きなプロジェクトをスタートさせるとき、その人数に応じた規模の業務・執務スペースが必要になりますが、社内に確保するのは容易ではないこともあるでしょう。かといって、別拠点間でやり取りしながら進めるのは時間がかかるうえ、ミスやトラブルのリスクも高まるので非効率的です。会社によっては、遠隔コミュニケーションを実現するため、通信機器や専用スペースを新たに手配しなければならならず、短期的な利用のためにコストをかけるのは合理的とはいえません。

プロジェクトオフィスは、こうしたスペースや設備の不足を解消する手段になります。人数の増減に合わせて拡大・縮小するなど、柔軟な運用が可能です。会議室やイベントスペースなど、メインの業務・執務スペースとは別に個室を確保することが可能なサービスを選ぶことで、用途に合わせた活用が実現します。

アクセスしやすい拠点の確保

プロジェクトオフィスは、複数の拠点からアクセスしやすいオフィスが必要なときにこそ活躍します。他社との協働・提携によるプロジェクトを進めるときは、すべての関係者が一堂に会するのは物理的に難しいこともあるでしょう。そこで、各社の中間地点や、アクセスの良い場所に拠点を置くことで、集合しやすい環境が整います。

短期契約による無駄のないオフィス利用

一般的に、プロジェクトオフィスは、月単位といった短期間で契約することが可能です。賃貸オフィスのような固定的なオフィス形態だと、多くの場合、1年〜数年単位の長期契約が前提で、途中解約すると解約料が発生します。

また、プロジェクトオフィスなら、オフィス自体や設備・機器など、プロジェクトが終了したら不要になってしまうリソースが残るリスクも最小限です。臨時の会議室やイベントスペースなど、目的に合わせた運用が可能であり、プロジェクトのスムーズな進行を助けます。

プロジェクト進行の円滑化とセキュリティ向上

一般的に、大規模なプロジェクトでは、重要・機密情報を複数の企業・スタッフ間で随時やり取りしながら進めることとなります。こうしたプロジェクトは、迅速な意思決定と業務効率化を促すワークスペースの確保が欠かせません。別拠点間でのやり取りが増えると、情報漏洩や伝達ミスといったトラブルリスクも増加します。

そこで、プロジェクトオフィスを設け、物理的に同じ空間で協働できる仕組みを整えることで、マネジメントや情報管理がスムーズになります。離れた場所でやり取りするケースと比べ、効率性と安全性に優れる環境が整うでしょう。

メンバー間の信頼関係の強化

プロジェクトオフィスは、メンバー間の信頼関係の強化にも一役買います。多くの場合、大規模なプロジェクトには、さまざまな所属・経歴のメンバーが集まり、連携しながら進めることが求められるからです。

プロジェクト専用のワークスペースを新たに設置することで、コミュニケーションが活性化し、メンバー同士の連帯感や一体感が高まります。意思疎通をしやすい環境が整い、意見交換が活発になれば、画期的なアイデアが生まれるかもしれません。

プロジェクトオフィスの特性が最大限に生かせる「フレキシブルオフィス」という選択肢

プロジェクトオフィスとして利用する拠点を探しているなら「フレキシブルオフィス」がおすすめです。ここでは、フレキシブルオフィスの概要と、プロジェクトオフィスに適したオフィス形態を紹介します。

フレキシブルオフィスとは

「フレキシブルオフィス」とは、従来の固定的なオフィスとは一線を画す、新しいオフィスソリューションを指します。ワークスペースと、その付帯サービスを提供するサービスのほか、いわゆる住所貸しサービスといわれる「バーチャルオフィス」もフレキシブルオフィスの一種です。

一般的に、フレキシブルオフィスには、デスク・チェアといったビジネス家具や、複合機・電話機やインターネット回線をはじめとする機器などの基本的な設備があらかじめ設置されており、入居後は契約に基づき自由に利用できます。また、郵便物・電話対応や受付、秘書・総務などのビジネスサポートを提供するサービスもあり、自社のリソースとして活用することが可能です。

契約形態は、月単位や年単位など短期が基本で、利用人数の増減に応じて拡張・縮小しやすいスタイルとなっています。また、基本セキュリティの主体がプロバイダーにあるため、セキュリティ対策にかかるコストとリソースを抑えつつ、一定レベルの安全性が担保できることもポイントです。

こうした流動的なワークスペースと多彩な付帯サービス、柔軟な契約形態は、短期集中的かつ柔軟なオフィス設計が求められるプロジェクトオフィスとして合理的な選択肢になります。一般的な賃貸オフィスと比べて、契約締結から入居可能になるまでの期間が短く、手軽かつスムーズに利用が開始できる点も、プロジェクトオフィスを構えるにあたって大きな強みです。

プロジェクトオフィスに適したオフィス形態

プロジェクトオフィスには主に次の4種類の形態があります。

オフィス形態	メリット	デメリット
レンタルオフィス	・完全個室でセキュリティ性に優れる ・専有できるスペースや家具、設備が充実している ・集中しやすく業務効率を高めやすい	・完全オープンスペースと比べスペース設計の自由度が限られる ・チーム外との偶発的な交流は生まれにくい
コワーキングスペース シェアオフィス	・柔軟性が高く人数・規模変動に対応しやすい ・共用空間を利用したコミュニケーションの活性化が図れる ・他企業との交流の機会が増え、情報収集やアイデアの幅が広がる可能性がある	・専有できるスペースや設備が限定される ・人の出入りが多く、業務への集中に支障をきたすリスクもある ・機密性の高い打ち合わせや資料管理には工夫が必要

以下では、各オフィス形態のメリット・デメリットを踏まえ、プロジェクトオフィスとしての適格性を考えていきましょう。

レンタルオフィス

「レンタルオフィス」とは、個室のワークスペースと、その付帯サービスが提供されるオフィス形態です。幅広いメンバー構成に対応する柔軟性と業務効率を上げる機能性、機密情報をしっかり守れるセキュリティ性を備えた環境を、短期間で設計することが求められるプロジェクトオフィスにふさわしい条件がそろっています。

中でも、快適かつラグジュアリーなオフィス家具や高性能な先端設備機器、きめ細やかでプロフェッショナルなビジネスサポートを提供するハイグレードな「サービスオフィス」は、プロジェクトの生産性を最大限に高めるベストな選択肢です。個別回線・電話番号や専用キャビネットなどが利用できるサービスもあり、安心してプロジェクトを進められる環境が整います。

単なる作業場所ではなく「プロジェクトの成果を生み出すソリューション」になる、投資対効果に優れるオフィスになるはずです。

コワーキングスペース・シェアオフィス

より柔軟に利用できるプロジェクトオフィスを求めている方におすすめなのが「コワーキングスペース」や「シェアオフィス」といったオフィス形態です。いずれも、ワンフロアを複数社で共用し、間仕切りした区画のいずれかを専有するスタイルとなっています。一般的に、人の出入りが多く、交流やコミュニケーションを促す開放的な空間設計です。集中を妨げるリスクもある反面、新たな情報が得られたり、これまでにないアイデアを思い付くきっかけがつかめたりするかもしれません。また、サービスによっては、郵便・電話や来客の対応、各種ビジネスサポートが受けられることもあります。

コワーキングスペースやシェアオフィスをプロジェクトオフィスに選ぶときの前提条件となるのが「チームメンバー分の専用デスクが確保できること」です。プロジェクト進行にあたって短期集中的に利用することを踏まえると、ドロップインやフリーアドレス制のサービスは適しません。

また、メインの執務スペースが共用部となる性質上、設備・サービスの充実度や、セキュリティレベルをより慎重に見極める必要があります。例えば、電話や少人数のWeb会議に使える防音設備の整った個室のフォンブース、別途利用が可能な会議室など、プライベートなスペースや設備が充実したサービスを選ぶことが大切です。

適切な環境を選べば、外部との接点を保ち、より高い自由度を持つ、セミクローズドなビジネス拠点として機能するでしょう。

投資対効果の高いプロジェクトオフィスを選定するポイント

プロジェクトオフィス選定のポイントとなるのが「ROI（投資対効果）」です。どれほど料金が安くても、サービスの充実度が低いと成果につながりにくくなってしまいます。サービスによっては、基本料金は安くても、必要なオプションを組み合わせていくと結果的にコストがかさむこともあるでしょう。

ここでは、プロジェクトオフィスの選定時、ROIを最大限に高めるためにチェックしておきたい5つのポイントを紹介します。

利用人数

第一に重要なことは、そのワークスペースが「想定する利用人数に対応するかどうか」です。大き過ぎる、もしくは小さ過ぎるワークスペースでは、業務効率を妨げかねません。

従って、多彩な人数構成に対応するプランがあるかどうかを事前にチェックすることをおすすめします。また、人数に合わせて利用スペースを拡張・縮小できるオフィスなら、その時々に最適な広さのオフィスが確保できて便利です。

立地

さまざまなメンバーが集うプロジェクトオフィスは、アクセスしやすいことが大前提です。主要駅から遠かったり、駅から徒歩圏内になかったりするオフィスだと、プロジェクトメンバーに負担を与えてしまい、いずれパフォーマンスにも悪影響を及ぼしかねません。また、オフィス周辺の環境も、福利厚生の充実に欠かせないポイントとなります。

ベストな選択肢となるのは、主要都市のビジネス一等地です。駅から徒歩数分の場所にオフィスを構えれば、メンバーのモチベーションと満足度を高め、ひいては生産性向上に貢献します。

オフィス家具・設備のグレード

オフィスに設置されている家具や設備のグレードは、業務効率に直結します。レンタルオフィスやコワーキングスペース・シェアオフィスといったフレキシブルオフィスには、あらかじめ基本的なオフィス家具・設備が整えられていますが、そのグレードはサービスによって千差万別です。

座り心地の良いチェアや、作業スペースが広く洗練された空間を演出するデスク、業務品質をブラッシュアップする高性能な先端ビジネス機器など、ハイグレードな設備を備えたオフィスなら、業務効率を最大化し、より円滑なプロジェクト進行をサポートします。業務を円滑化する快適な空間という付加価値が得られる、ROIに優れた選択肢です。

セキュリティレベル

プロジェクトオフィス選定の際には、物理・情報の両面のセキュリティレベルを慎重にチェックしましょう。

まず前提となるのが、不特定多数の自由な出入りを制限する、厳重な入退室管理の体制が敷かれているかどうかです。監視カメラや施錠、認証設備、有人受付など、不審者の侵入を防ぎ、関係者がスムーズに入退室できる仕組みがあることを確認してください。

業務・執務スペースでは、完全個室が専有できるのはもちろん、室内の壁の厚みや特性など防音性も要チェックポイントです。併せて、施錠可能なキャビネットや保管スペース、個室のフォンブースなど、重要な書類や情報を守る設備があると安心感が高まります。

また、共用スペースも利用する場合は、サウンドマスキングがあるかどうかも重要です。同じく、情報管理の安全性も肝心なポイントとなります。SSIDといったインターネット回線のアクセス制限や個別回線の提供があるか、データホスティングシステムはどのような管理体制なのかなど、安心して利用できるセキュリティ環境が整っているかどうか確認することをおすすめします。

住所利用の範囲と電話・受付対応

大規模なプロジェクトでは、Webサイトや名刺、広告などさまざまな媒体に窓口となる住所や連絡先を記載することもあるでしょう。もし契約したフレキシブルオフィスの住所利用の範囲が限定的だと、業務に差し障りかねません。プロジェクト専用の口座を開設するケースもあることを踏まえ、法人登記・各種許認可申請の住所利用に対応したフレキシブルオフィスの選定が推奨されます。

また、内外とのスムーズにやり取りしたいなら、個別電話番号が利用できるサービスが最適です。そのほか、電話や郵便物、来客時の受付・一次対応を代行するサービスが利用できれば、無駄のないチームマネジメントと業務効率化が図れるので、ぜひ活用を検討してください。

プロジェクトを成功へ導くハイグレードなフレキシブルオフィスなら「エグゼクティブセンター」

業務効率や生産性、快適性を高めるハイグレードなプロジェクトオフィスを探しているなら「エグゼクティブセンター」をぜひご活用ください。

エグゼクティブセンターの強み

「エグゼクティブセンター」は、世界15カ国37都市の一等地Aグレードビルを中心に240拠点を展開するフレキシブルオフィスプロバイダーです。1994年の創業以来、各業界のプロフェッショナルやリーダーをはじめ、多くのメンバーに選ばれています。

1〜200名までに対応する防音性・セキュリティ性に優れる個室の「レンタルオフィス」、ビジネスラウンジでの専用デスク、もしくは日単位で利用可能なデイオフィスが確保できる「コワーキングスペース」、チームでのミーティングやイベントを開催するときに別途レンタルできる「貸し会議室」など、多彩なオフィススペースが選べます。

当社のこだわりは、単なる家具付きオフィスや手軽に利用できる作業場所に留まらない「フレキシブルオフィスのハイエンドモデル」であることです。ラグジュアリーなインテリア、先端レベルのビジネス機器とインターネット環境、各部門のプロフェッショナルによるビジネスコンシェルジュなどの高品質なサービスをオーダーメイドで提供。豊富な実績に基づくソリューションを駆使して、ビジネスのスタートから成長、成功までのあらゆるシーンを共に歩み、手厚くサポートします。

エグゼクティブセンターでプロジェクトオフィスを開設する流れ

エグゼクティブセンターでは、簡単な3ステップでプロジェクトオフィスが開設できます。

1．内覧

まず、入居するオフィスを決めるため、センターを内覧しましょう。エグゼクティブセンターは、東京都内では千代田区、港区、渋谷区、中央区、目黒区にあるアクセス良好な一等地Aグレードビルに全10拠点を展開しています。コワーキングスペースを選んだ場合は、1つのプランで、世界中の拠点を自由に利用可能です。

各拠点では、ロケーションの特色を活かしたテーマの異なるデザインを採用しました。全拠点、デザイナーズ家具を中心とする洗練されたインテリア、高性能な先端ITを備えた、一流のプロフェッショナルにふさわしい空間です。

内覧は、現地見学のほか、バーチャルツアーも可能であり、いずれも無料で参加できます。デザイン性と機能性が融合したエグゼクティブセンターのオフィススペースを、ぜひ体験してみてください。

2．見積り

気に入ったオフィスが見つかったら、見積もりを請求しましょう。見積りは、該当するオフィスのページ、もしくはお問い合わせフォームからお願いします。

会社情報と興味のあるサービス、利用開始日、利用席数のほか、希望のオプションを入力して送信すれば、担当スタッフが最適なプランと見積額を提示します。プラン、価格、在庫状況などの確認は、電話でも受け付けているので、お気軽にお問い合せください。

3．利用開始

サービス申込・契約が完了したら、いよいよプロジェクトオフィスの運用開始です。プランや在庫状況にもよりますが、契約後は速やかに入居可能であり、契約内容に応じたワークスペースと家具、ビジネス設備がすでに整った状態なので、すぐにプロジェクトをスタートできます。

もし途中で利用人数が変わったり、オプションを追加したりしたいときはお気軽にご相談ください。その時々のニーズに応じて、担当スタッフが最善のソリューションを提案します。

プロジェクトを加速するベストなオフィスの選択を

ワークスペースは、単なる作業場ではなく、プロジェクトの成否に影響する重要なファクターです。プロジェクトの規模が大きくなるほど、オフィスの重要性も高まります。プロジェクトの効率や生産性を高めるには、高性能かつ快適な環境が整ったオフィスが不可欠です。オフィスの品質を重視すべきとはいえ、一般的な賃貸オフィスを期間が限られたプロジェクトのためのワークスペースにするのは、費用面やスケーリングの柔軟性に課題があります。

そこで有力な選択肢となるのが、ビジネスに必要なスペースや家具・設備があらかじめ整っており、拡大・縮小も容易な「フレキシブルオフィス」です。一流のビジネスパーソンにふさわしい、ROIに優れた最高級品質のフレキシブルオフィスを求めているなら「エグゼクティブセンター」へご相談ください。どこからでもアクセスしやすい一等地のアドレスや、快適性を追求したデザイナーズ家具と先端ビジネス設備、プロフェッショナルによるビジネスコンシェルジュを提供する、フレキシブルオフィスのハイエンドモデルとして、多くのプロジェクトに選ばれています。まずは内覧から、ぜひお気軽にお問い合わせください。