オフィス移転のPMとは？社外PM活用のメリットと費用対効果の高い外注先の選び方

オフィス移転の際は、新拠点の選定や各種業者の手配など、多くのタスクを同時進行することが求められます。各プロセスには目安となる期限があり、一つでも遅れるとプロジェクト全体に支障をきたしかねません。そこで、移転プロジェクトを計画的に進めるうえで重要になる業務、ないし役割となるのが「PM」です。オフィス移転のPMの概要とポイント、外部委託先の選び方を解説します。

オフィス移転における「PM」の意味

オフィス移転における「PM」には、以下2つの意味があります。

1つ目は「プロジェクトマネジメント（Project Management）」の略語です。簡単にいうと、オフィス移転プロジェクトに関わる一連のプロセスを指します。

2つ目の意味は「プロジェクトマネージャー（Project Manager）」です。プロジェクトマネジメントの統括責任者をPMと称する場合もあります。

オフィス移転PMのロードマップ

オフィス移転におけるPMの主なタスクと流れは以下の通りです。

こうしたタスクは、企業や移転プロジェクトの規模が大きくなるほど難易度や負担も増大するものです。限られた期間内で円滑に進行しなければならないため、専門的なノウハウが求められます。

オフィス移転PMによくある課題

ここで、オフィス移転PM（プロジェクトマネジメント）によくある3つの課題を確認していきましょう。

コスト管理が複雑

オフィス移転時には、引っ越し費用や設備費、工事費、各種備品の購入費、旧オフィスの原状回復費など、さまざまなコストが発生します。タスクごとに発注先が異なるケースも多く、全体の予算を把握しにくいことから、最終的に想定を超える費用がかかってしまうことも少なくありません。

特に近年は、物価高騰や人手不足などによる物流コストが増大傾向にあることから、オフィス移転でもコスト削減が大きな課題になっています。

関係者とのやり取りや調整が煩雑

オフィス移転の際には、不動産業者、引越し業者、工事会社、通信事業者、各種メーカー、公的機関など、さまざまな関係者とやり取りします。単に手間と時間がかかるだけでなく、情報共有や認識にズレがあると、手配ミスやスケジュール遅延などのリスクが生じかねません。

また、窓口が分散されていると、各タスクの管理者や責任の所在が不明確になり、結果としてプロジェクト全体が複雑化しがちなことも問題点です。

担当者に負担が集中

オフィス移転プロジェクトでは、計画立案から移転完了までのすべてのタスクを担当者が一挙に担うケースが大半です。一般的に、総務や管理部門のスタッフが担当するケースが多く、通常業務と並行してオフィス移転を進めると、担当者の負担が大きくなってしまいます。

本来のコア業務に悪影響が及んだ場合、生産性の低下や機会損失のリスクが発生してしまいかねません。業務を分散しようにも、専門知識のあるスタッフがいないことには状況の改善は難しいでしょう。

オフィス移転プロジェクトに社外PMを導入するメリット

移転に関するすべてのタスクを、通常業務と並行して進めるのは負担が大きすぎます。そこで活用できるのが「社外PM（プロジェクトマネージャー）」です。移転プロジェクトの管理・実行・確認などをサポートし、円滑な進行を促します。

ここでは、オフィス移転で社外PMを活用することで得られる3つのメリットを見ていきましょう。

設備投資コストを最適化できる

一般的に、オフィス移転には大きなコストがかかります。新オフィスの選定・契約や内装設備の工事・手配、家具・什器の調達など、プロセスが増えるほどコストがかさみ、予算管理も複雑です。

オフィス移転PMの専門会社・サービスは、オフィス移転の専門的なノウハウと独自のネットワークを活かし、移転コストを最適化します。予算超過や、設備トラブルのリスクも最小限です。特に、流通経路の混乱と物価高騰が深刻化する現代において、大きな価値があるといえます。

移転プロセスの窓口が一本化する

移転プロジェクトを自己手配する場合、自社で複数の取引先を選定し、折衝するため、プロセスが複雑になり、担当者に大きな負担がかかるものです。社外PMを活用すれば、計画立案からオフィス選定、内装デザイン、各種設備・什器などの手配、運用、それらにかかる資金繰りまで、全プロセスの窓口が一本化します。

中間作業がすべて不要になるほか、スケジュール遅延のリスクも軽減し、スムーズに移転が進められるでしょう。

移転を進めながらコア業務に集中できる

オフィス移転プロジェクトには、ワークプレイス戦略、設計、調達、コスト管理、品質管理など、多くの複雑なプロセスが存在します。こうしたプロセスを、通常業務と並行して進めるのは容易ではありません。移転プロジェクトに割けるリソースが少なく、単独、もしくはごく少数の担当者に負担が偏るケースではなおさらです。

社外PMを導入することで、こうしたリソース不足による負担が軽減します。コア業務に集中する時間を減らすことなく移転プロジェクトを進められるため、ひいては機会損失の回避と生産性の向上にもつながります。

オフィス移転PM会社を選ぶポイント

一口にオフィス移転PM（プロジェクトマネジメント）会社といっても、対応する内容や範囲、専門性は千差万別です。ここでは、信頼できるパートナーを見つけるためにチェックしたい3つのポイントを紹介します。

実績

PMとしての専門性の裏付けとなるのが「実績」です。多くの企業や、大手・有名企業が利用しているPMサービスは、信頼性の高さから選ばれているため、安心して任せられます。

また、多くの実績から、多彩なノウハウが蓄積されており、専門性や独自の強みを活かした広範囲かつ手厚いサポートが期待できるのもメリットです。

広範囲のネットワークの有無

設備投資の費用対効果を最大化するには、国内外に豊富で広範囲のネットワークを確保していることが不可欠です。また、一口にPM会社といっても、専門がそれぞれ異なります。

料金の妥当性を測る指標となるのが「どのようなネットワークを、どれくらいの範囲で築いているのか」ということです。例えば、グローバルなネットワークを構築しているサービスなら、広範囲の移転プロセスをカバーしてもらえる可能性が高まります。求める水準を上回るようなオフィスやサポートを予算内で提供するサービスもあり、費用対効果を最大限に高められるでしょう。

料金の透明性

PMサービスの選定時の重要なポイントとなるのが「料金の透明性」です。不透明で分かりづらい料金体系だと、安心して任せられません。

仮に料金が安くても、その中身が不明だと、求めるサービス内容によっては損してしまったり、追加料金が発生したりすることもあります。問い合わせや見積りで、料金の内訳が明示されているかどうかをチェックして、自社のニーズに合致するサービスを選定し、費用対効果を最大限に高めましょう。

オフィス移転PMならエグゼクティブセンターの「マネージドオフィス」へ

オフィス移転PM（プロジェクトマネジメント）といった、内容が多岐に渡り、手間のかかる業務を円滑に進めるには、十分な人的・時間的リソースが必要です。社内でカバーするのが難しいときは、社外PM（プロジェクトマネージャー）の活用が推奨されます。専門知識を持つ外部サービスの協力を得ることで、負担を増やすことなく、理想的なプロジェクトの進行が実現するでしょう。

オフィス移転PMのアウトソーシングを検討しているなら、フレキシブルオフィスのグローバルプロバイダー「エグゼクティブセンター」が展開する「マネージドオフィス」にご相談ください。個々のニーズに応じて最適なオフィスとレイアウトを提案します。

選べるオフィスは、APAC（エイパック／アジア太平洋地域）内の任意の都市・ビル。ロケーション・オフィスの選定や建物のオーナーとの賃貸借契約、内装工事、設備・什器の手配、デザインまで、すべて当社におまかせください。利用最小面積は50デスク以上または5,000平米以上、最短契約期間は36カ月です。内装の仕様も自由にカスタマイズ可能で、理想のオフィス空間を設計します。

価格設定は、透明性のある「コストプラス契約」です。オフィス移転の初期投資は当社が負担し、ライセンス契約期間で償却する仕組みなので、無駄なコストはかかりません。契約外の追加費用はなく、賃料、運営費用、サービス量、償却済み設備投資額などすべてのコストを共有し、完全に透明化した運用を約束します。

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