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バーチャルオフィスとは？基本の仕組みと用途に合わせた活用法をわかりやすく解説
オフィスを持たないというビジネスの新しい選択肢となる「バーチャルオフィス」の基礎知識を解説します。サービスの基本的な仕組みや費用の目安、メリット・デメリットなどを、レンタルオフィスとの違いも踏まえてわかりやすくまとめました。これからバーチャルオフィスの利用を検討している方はぜひご一読ください。
バーチャルオフィスとは
「バーチャルオフィス」とは、ビジネス用のアドレスをレンタルする、いわゆる「住所貸し」サービスの一種です。オフィスとしての物理的実体を持たない仮想空間ですが、公的な住所や実際に存在する電話番号などが利用でき、それを複数の企業・事業と共有するスタイルとなります。住所や電話番号のレンタルのほか、サービスによっては郵便物の収受・管理など付随するビジネスサポートの利用も可能です。
なお、VR（仮想現実）やAR（拡張現実）、XR（現実と仮想を融合させた世界・体験）などを導入したメタバースや、アバターを通して利用する仮想空間、DXによる業務効率化や生産性の向上を指す「デジタルワークプレイス」もバーチャルオフィスと呼ばれますが、ここでは「住所貸し」を主とするサービスについて解説します。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
そのため、事務所要件が定められている特定の業種・職種では、開業や法人登記の際にバーチャルオフィスの住所が利用できません。他方で、バーチャルオフィスの利用料金は一般的なレンタルオフィスより圧倒的にリーズナブルです。利用開始の手続きも簡単に済み、サービスによっては契約締結後、最短即日で利用を開始できます。
なお、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
バーチャルオフィスに含まれるサービスの基本構造
次に、バーチャルオフィスではどのようなサービスが提供されるのか、その基本的な仕組みを確認していきましょう。
ビジネスアドレスの提供
バーチャルオフィスにおける基本サービスとなるのが、ビジネス用に使える住所の提供です。提供される住所は、同じサービスを利用する複数社と共有することとなります。レンタルした住所は、一部のケースを除き、行政手続きをはじめとするさまざまな用途に利用できることが法的に認められています。ウェブサイトや名刺など、一般公開時のプライバシー保護対策にも効果的です。
電話・FAX番号の利用
多くのバーチャルオフィスでは、住所と同時に電話番号が提供されます。基本的には、プロバイダーが設置しているセンターでスタッフが一次対応し、利用者へつなぐ仕組みです。なおバーチャルオフィスの電話番号は、住所と同じく、サービスを利用する他社と共用となるケースが多いので、重複によるトラブルに注意してください。
郵便物の収受管理
多くの場合、利用中のバーチャルオフィスの住所宛に郵送されてきた郵便物は、プロバイダーがまとめて受け付けて管理します。収受後の流れはサービスによって異なりますが、各自受領・転送のいずれかを採用しているケースが大半です。
オプションサービス
プロバイダーによっては、基本料金内のサービスに加え、別料金で次のようなオプションサービスを提供していることがあります。バーチャルオフィスで利用できるオプションサービスの例は以下の通りです。
- ビジネスコンシェルジュ
- コワーキングスペースの併用および来客受付
- ラウンジ・会議室のレンタル
特にビジネスコンシェルジュは、総務・秘書代行や会社設立の手続きサポート、補助金・助成金に関するアドバイス、ITコンサルティングなど、サービスによって異なる多彩な内容です。オプションサービスはプロバイダーごとの個性が最も色濃く反映されるポイントであり、ニーズや課題に応じて選ぶことで解決に貢献します。
バーチャルオフィスが利用できない会社・業種とは
次のような業種・職種は、開業・法人登記の際、バーチャルオフィスの住所利用が認められません。
- 弁護士
- 税理士
- 司法書士
- 建築業
- 不動産業
- 金融商品取引業
- 職業紹介業
- 人材派遣業
- 廃棄物処理業
- 古物商許可を要する業種
- 飲食業
- 医療業
- 探偵業
- 風俗営業
利用できない理由は、上記のような業種・職種には開業時の事務所要件や許認可のルールが定められているからです。法的に一定の条件を満たす物理的なスペースが不可欠なので、実体のないバーチャルオフィスでは許可が下りません。
また法律上、登記済みの情報と同一、もしくは極めて類似するの商号・住所は、新たに法人登記および開業が許可されないことがあります（第27条｜商業登記法｜e-Gov法令検索）。バーチャルオフィスは複数社が同じ住所を共有するという性質上、登記済みの情報と一致もしくは類似する可能性が高くなるため注意しましょう。
予定していた商号もしくは住所が使えなくなる事態を防ぎ、手続きをスムーズに進めるためにも、法務省の「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと供託ねっと 」などであらかじめ重複がないかどうか確認しておくことが推奨されます。
バーチャルオフィスの利用料は経費計上が可能！勘定科目は？
ビジネス目的でバーチャルオフィスを利用した場合は、その利用料を経費として計上できます。なお勘定科目は、料金体系によって次のように異なります。
- サブスクリプション：地代家賃または賃借料
- スポット利用：支払手数料
なお、バーチャルオフィスに関連するサービスやオプションは基本料金とは別途に計上する必要があり、勘定科目は外注費や支払手数料を使用するのが一般的です。適宜経費に計上すれば、節税効果が得られるでしょう。
バーチャルオフィスを含むフレキシブルオフィスの勘定科目に関する詳細は、こちらの記事を参考にしてください。
バーチャルオフィスの用途と利用のメリット
ここでは、バーチャルオフィスの主な3つの用途と、利用のメリットについて説明します。
本社機能
バーチャルオフィスの住所は、自社の本拠地として利用できます。各種行政手続きやウェブサイト・名刺・広告、オンラインショップの特定商取引に関する表記にも記載可能であり、個人情報の公表が避けられます。特に固定的なオフィスを持たずに事業を営んでいる場合、バーチャルオフィスの住所を本拠地とすれば、個人情報の公開が避けられるので便利です。また電話・郵便物の受付・応対といったバーチャルオフィスのサービスを活用すれば、個人事業主のほか、固定的なオフィスを持たない企業のテレワーク推進の足がかりになるでしょう。
さらに、バーチャルオフィスは賃貸やレンタルオフィスと比べ、オフィス開設・運営にかかるコストが大幅に抑えられる点も大きなメリットです。例えば、レンタルオフィスの月額料金の相場は月額10万〜20万円前後となっています。賃貸オフィスで好立地な場所にオフィスを構えようとすると、高額な費用がかかるでしょう。一方、バーチャルオフィスは月額数百円〜です。住所のネームバリューやサービスが充実したハイグレードなプランでも、数万円程度で利用できます。
開業・法人登記・各種許認可の届出
プロバイダーの認可があれば、一部の業種・職種を除き、バーチャルオフィスは開業や法人登記、各種許認可届出の際の住所利用が法的に認められています。法人登記の際や、インボイス制度における課税事業者・適格証明書発行事業者になる場合など、ビジネスでは住所が任意で一般公開される機会も多いため、プライバシー保護の観点からバーチャルオフィスは有効な対策手段です。
また、本社機能としての利用と同じく、開業・法人登記時にかかるコストを削減したいときにもバーチャルオフィスが役立ちます。一般的なプロセスと比べスピーディーに会社が設立できるため、ビジネスの機会損失も最小限に防げるでしょう。
バーチャルオフィスでの法人口座や起業に関して詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてチェックしてください。
法人口座開設・保険加入
バーチャルオフィスの住所は、法人口座開設や保険加入の手続きの際にも利用可能です。ただ、バーチャルオフィスの住所は実体のあるその他のオフィス形態と比べ、社会的信用に劣ると見なされ、与信審査で厳しくチェックされたり、通常より時間がかかったりすることがあります。また、金融機関や保険会社によっては、バーチャルオフィスの住所の利用が認められないケースもあるようです。
とはいえ、バーチャルオフィスの利用自体は法的に何の問題もありません。口座開設や保険加入、融資などの利用の際は、綿密な事業計画と透明性の高い経営状況を示すことで、信頼性に関するリスクを軽減できる可能性が高まります。またネット型の銀行や保険はバーチャルオフィス可としているサービスも多いため、適宜利用を検討するのも一つの手です。
バーチャルオフィスのデメリットを踏まえた有効活用のコツ
バーチャルオフィスにはたくさんのメリットがある反面、実体がないことや信頼性などいくつかのデメリットも存在します。以下では、こうしたデメリットを踏まえ、バーチャルオフィスを有効活用するためのポイントを紹介します。
必要に応じてワークスペースもレンタルできるサービスを選ぶ
基本的に、バーチャルオフィスには実体のあるワークスペースが存在しません。そのため、急な来客や顧客や取引先などとの会合・接客、通話の際には、別途そのためのスペースの確保が必要です。
一般的に、ビジネス用のスペースには、プライバシー保護や秘密保持などの観点から、防犯や防音、遮へいなど徹底したセキュリティ対策が求められます。しかし、カフェや飲食店など、オープンな場所での完璧なセキュリティ対策は困難です。また、レンタルできるワークスペースのエクステリア・インテリアはビジネスのブランディングを決定づける要素の一つであり、軽視できない問題です。
そこで、ビジネスラウンジや専用のブース、会議室・イベントスペースなどが別途にレンタルできるバーチャルオフィスを選定すれば、必要に応じてあらゆるビジネスシーンに対応できるようになります。ただスペースがあるだけではなく、外観や設置されているビジネス家具、設備機器のグレードが高く、ラグジュアリーなサービスを選ぶことで、好印象が与えられるでしょう。
サービスの費用対効果を重視する
一般的に、バーチャルオフィスは中長期的な利用が想定されます。中長期的に会社や事業を営んでいると、そのフェーズに応じて物足りなくなり、よりハイグレードなサービスや、必要に応じて利用できる物理的なワークスペースが必要になるシーンも出てくるかもしれません。
そのため、スポット・月額費用の安さといった短期的なメリットではなく、コストパフォーマンスに優れるバーチャルオフィスを選べば、長い目でみてお得になる可能性が高いです。また、一口にバーチャルオフィスといっても、そのサービスやオプションの内容はプロバイダーによって大きく異なります。必要に応じて新たに他社サービスと契約するより、同サービスのオプションとして組み合わせるほうがリーズナブルに利用できる可能性が高まります。
したがって現時点での要否にかかわらず、サービス内容が充実しており、柔軟にプランが組めるバーチャルオフィスを選んでおくことで、ビジネスのあらゆるフェーズに対応できるようになるはずです。
プロバイダーの経営の健全性をチェックする
バーチャルオフィスには、サービス提供中止のリスクがあります。万が一、利用中にサービス提供中止になった場合、これまでの住所が一切利用できなくなるため、各種変更手続きやウェブサイトの更新、名刺の作り直し、顧客・取引先への説明など多くの手間とコストがかかります。
また、業務の大部分をバーチャルオフィスのサービスに依存していると、提供停止と同時にすべて失われ、新たなリソースを確保しなければなりません。すぐに自社にふさわしい人手やワークスペースが見つかるとは限らないため、場合によっては運営が危ぶまれる恐れもあります。
サービス提供中止のリスクを最小限に抑えるには、経営状況が健全なプロバイダーが提供するサービスを利用することが有効な手段です。事業年数や拠点数、事業の実績、最新のクチコミ、過去の履歴などを確認することで、サービスの健全性を見極める指標になります。
プロフェッショナルのためのバーチャルオフィス「エグゼクティブセンター」
ビジネスアドレスや開業・法人登記用に使えるバーチャルオフィスを探しているなら、ぜひ「エグゼクティブセンター」をご検討ください。ここからは、数多くの一流のプロフェッショナルから選ばれる当社のサービス内容と魅力をお伝えします。
エグゼクティブセンターが選ばれる理由とは？
エグゼクティブセンターは、サービス提供開始から30年以上の実績を持つフレキシブルオフィスソリューションです。2025年10月現在、15か国37都市に240以上の拠点を有し、世界中のビジネスパーソンの本拠地や支店、サテライトオフィスなどとして活用されてきました。
バーチャルオフィスプランでは、プロフェッショナルにふさわしいワンランク上のビジネスアドレスおよびオプションサービスを提供しています。利用できる住所は、渋谷や丸の内、六本木など都内一等地Aグレードビルのアドレスです。
また利用できるサービスたオプションは、郵便物の収受・転送・スキャンやバイリンガルの専門スタッフによる電話応対、専用の固定電話番号の提供、総務・秘書代行など充実の内容となっています。ラグジュアリーな内装・家具が整ったコワーキングスペースへのアクセスや、会員特別価格での会議室・イベントスペースの提供、各種コミュニティイベントへの招待など、メンバーシップ特典も豊富です。
月額費用は16,200円〜、今なら初月無料、初期費用・契約期間の縛りなく、すべて簡単な手続きですぐに利用開始できます。他に類を見ないほどの多彩で高品質かつ柔軟なサービスで、幅広い企業・事業の多様でより良い働き方とブランディング向上、ビジネスの成功をサポートします。
エグゼクティブセンターが選ばれる理由とは？
エグゼクティブセンターのバーチャルオフィスは簡単3ステップ、わずか数分ほどで手軽に利用が始められます。
- お好きなセンターのアドレスを確認する
- プランを選択する
- 決済する
国内アドレスは「東京・渋谷」と「横浜」です。コワーキングスペースと併用すれば、契約内容に応じて世界中のセンターにアクセスできます。
また契約期間は、月ごともしくは12カ月での更新の2プランです。キャンセルしたい場合は、利用しているセンターによっても異なりますが、1〜2カ月前までに申し出るシステムとなっています。内覧やバーチャルツアーで内装を確認してからじっくり選べるので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
目的に応じて最適なバーチャルオフィスを選定しよう
働き方が多様化しているいま「開業・起業＝専用オフィス開設」という従来のスタンダードが変わりつつあります。これからの新しいオフィスの在り方の一つが「バーチャルオフィス」であり、従来よりリーズナブルにビジネス用の住所や電話番号が利用できます。多彩なサービスやビジネスサポートが展開されているので、自社のニーズや課題、リソースを踏まえ、コストパフォーマンスに優れるサービスを選定しましょう。国内外で一等地Aグレードのビジネスアドレスと各部門のエキスパートによる充実のビジネスコンシェルジュが利用できるバーチャルオフィスを利用したい方は、この機会に「エグゼクティブセンター」へぜひお問い合わせください。
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