レンタルオフィスの選び方とは？事業に最適なワークスペースを選ぶ16のポイント

リモートワークや働き方改革の普及・推進により、レンタルオフィスのニーズが増え、市場も拡大しています。多種多様なサービスの中から、どのレンタルオフィスを選べばよいか悩んでしまいますよね。今回は、失敗しないレンタルオフィス選びのコツを、メリット・デメリットや料金、サービス内容など、多角的な視点から解説します。

レンタルオフィスを選ぶときにチェックすべき16のポイント

レンタルオフィス選定時の重要な基準となる、16のチェックポイントを紹介します。

サービス形態の違い

一口にレンタルオフィスといっても、その形態はさまざまです。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズや課題に合わせて選ばなければなりません。

サービス形態の違い

プライベートオフィスとは、個室タイプのレンタルオフィスです。他社との共用スペースのほか、施錠が可能なプライベート空間が占有できるため、プライバシー確保や高いセキュリティ、閑静で落ち着ける環境が確保できます。

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シェアオフィス

シェアオフィスとは、共用スペースのみのレンタルオフィス、いわゆる場所貸しや間借りサービスです。一般的な個室のレンタルオフィスとは異なり、パーテーションなどで間仕切りされた半個室となっています。コストを抑えてオフィスを構えたい、他社との交流を重視したいといったニーズに応えるワークスペースです。

サービスオフィス

サービスオフィスとは、ハイグレードかつラグジュアリーな設備やサービスの提供に特化したレンタルオフィスです。所在地は一等地や有名ビジネス街、ハイブランドのオフィス家具、高機能な設備機器が使用でき、同条件の賃貸オフィスを構えるより圧倒的にリーズナブル。利用できるオフィスサービスも一流で、受付応対、事務・秘書業務といったプロフェッショナルによるビジネスサポートが受けられます。快適なビジネス環境を手軽に整えたい、社会的信用度を高めたいなどのニーズや課題を持つ企業に最適です。

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バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、事業用に利用できる住所や連絡先のレンタルサービスです。いわゆる住所貸しサービスであり、物理的なワークスペースは存在しないため、一般的なレンタルオフィスよりリーズナブルな料金体系となっています。別拠点を持っていて、対外的に公表するアドレスの信頼性を高めたい、プライバシー・セキュリティリスクを下げたいという場合に最適なオフィスソリューションです。

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サービスのグレードと料金

一般的に、料金が高いほどサービスの質もハイグレードです。低料金やリーズナブルさをうたっていても、利用できるサービスが乏しく、オプションを組み合わせると高額になるケースもあるので注意してください。料金の安さだけではなく、自社のニーズや課題と照らし合わせ、マッチするレンタルオフィスを選ぶことで、コストパフォーマンスが高められます。

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建物の外装

レンタルオフィスとなる建物自体のグレードは、それがそのまま自社のブランディングになる要素です。ハイグレードなエクステリアの建物は対外的な印象が良く、自社のイメージや信頼性に直結します。特に、士業といった職種の方は、対外的なイメージや信頼感が重要です。レンタルオフィスの利用を検討する際は、内装や設備だけではなく外装にも気を配りましょう。

立地

オフィスの立地は、自社のイメージや信頼性、生産性を左右します。また、駅・バス停やビジネスでよく利用する施設などからのアクセスは、通勤のしやすさや業務効率およびコスト、集客に大きく影響するでしょう。自社のブランディングや働きやすさを踏まえ、条件の良い立地のレンタルオフィスを選ぶことが大切です。

共用スペースの充実度

レンタルオフィスでは、自社オフィスとなる占有スペースとは別に、入居者なら誰でも利用できる共用スペースが設置されています。共用スペースは、働きやすさに大きく影響する部分であり、生産性や対外的なブランディングに与える影響も小さくありません。自社のニーズや課題、好みに合う共用スペースのあるレンタルオフィスを選ぶことで、満足度が高まります。

利用時間

レンタルオフィスはサービスごとに利用可能な時間帯が異なります。営業時間が自社のワークスタイルと合わない時間帯だと、利便性がよくありません。24時間アクセス可能なレンタルオフィスを選べば、いつでも好きなときに利用できて便利です。

セキュリティレベル

レンタルオフィスは建物貸し切り型のオフィスとは異なり、さまざまな企業や事業者と同居することになります。人の出入りも多いため、セキュリティレベルの高いレンタルオフィスを選ぶことが重要です。セキュリティの高さを重視するなら、施錠ができることはもちろん、有人受付や個別エントランスがあるレンタルオフィスが良いでしょう。また、個別回線が利用できるサービスを選ぶとより安心です。

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防音・プライバシー対策

レンタルオフィスを選ぶときは、どのような防音対策がなされているかをチェックしてください。サービスによっては、壁が薄かったり、天井まで仕切られていなかったりして、防音が不完全な場合があります。特に機密性の高い職種の方が利用する際は、プライバシー対策の徹底が義務です。あらかじめ防音対策のレベルを確認したうえ、納得できるサービスを選定しましょう。

空調設備

快適なビジネス環境を確保するためには、個別の空調設備があるとベストです。フロア全体で共有するタイプの空調設備だと、温度調節ができず、人によってはストレスを感じるかもしれません。空調設備はフロア共有か個別かをチェックすれば、納得のうえで契約できるため、後悔が減らせます。

有人サービスのクオリティ

レンタルオフィスでは、ワークスペースおよびビジネス家具・機器のほか、以下のような多彩な有人サポートが提供されます。

• 受付
• 電話応対・転送
• 郵便受付・転送
• 事務サポート
• 秘書代行

そのほか、サービスによってはスタートアップ支援やビジネスコンサルティングなど、プロによる専門的なサポートが受けられます。ただし、対応の質が悪いと自社の印象や生産性が下がるリスクがあるため、有人サービスの有無だけではなく、その内容と質を確認しておくことも重要です。

会議室やイベントスペースの有無

レンタルオフィスは、会議室やイベントスペースがオプションとして提供されるサービスだと使い勝手が良いでしょう。通常のワークスペースとは別の個室を要するシーンも少なくありませんが、利用頻度によってはデッドスペースになるため、適宜利用できるほうが便利です。また、いざ使おうとしたとき予約が埋まっていて利用できないのでは意味がないので、稼働率もチェックしておきましょう。

法人登記の可否

レンタルオフィスを利用して起業を検討している場合は、法人登記の可否を確認しましょう。サービスによって、法人登記の際の住所利用の可否や、料金の有無および金額が異なります。無断使用はトラブルの元なので、必ず事前に運営元へ確認してください。

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メンバーシップやコミュニティ

多種多様な企業・事業者が入居するレンタルオフィスでは、独自のメンバーシップやコミュニティのほか、イベントが開催されることもあります。そうした交流の機会が充実しているサービスを選べば、自社の露出が増やせるほか、新たなビジネスチャンスがつかめるかもしれません。特に新規開業・創業やスタートアップにとって、販路拡大は大きな課題の一つ。イベント主催やプロモーションのサポートが得られるレンタルオフィスもあるので、課題解決の近道やヒントが得られるでしょう。

駐車場の有無

自宅から勤務地までの距離やオフィスの立地によっては、車での通勤が必要となりますが、駐車場の有無によって利便性が大きく変わります。また顧客や取引先が来訪する際、駐車場がないと不便を強いることになるかもしれません。あらかじめオフィス専用の駐車場の有無や、近隣のコインパーキングへのアクセスも考慮して選ぶことをおすすめします。

契約・更新の期間と条件

レンタルオフィスごとに、月単位や年単位など、契約期間はさまざまです。サービスによっては、契約期間の満了を待たずにサービスを変更・解約する場合、通知期間や違約金が定められていることもあります。そのため、近々移転や拡大・縮小の見込みがある場合は、短期の契約期間が設定されているレンタルオフィスがおすすめです。逆に、安定したオフィス運営を予定している場合は、契約期間が長期のレンタルオフィスを選ぶことで更新・解約の手間やコストがかかりません。

運営会社の信頼性

レンタルオフィス選びに悩んだときは、信頼性の高い運営会社を選ぶとよいでしょう。万が一サービスの提供が急に停止された場合、ワークスペースはもちろん、付随するすべてのサービスが利用できなくなってしまいます。オフィスがなくなるばかりか、ビジネスリソースの多くをサービスに依存していた場合、急な人手やコストの不足に陥りかねません。前に創業・設立の年数や拠点数、専門性のほか、利用者の口コミをチェックして、サービスの信頼性を見極めましょう。

運営会社の信頼性

レンタルオフィスの選定で失敗しないためには、次の4つのポイントを押さえるよう心がけてください。

• 自社の課題を明らかにする
• メリットだけではなくデメリットも踏まえて検討する
• 将来的な利用人数を踏まえたスペースを確保する
• 事前に内見する

自社の課題を明らかにする

レンタルオフィスを選ぶ前には、固定費の削減や事業拡大に伴うワークスペース確保、多様な働き方への対応など、現在自社が抱える課題を明確化しましょう。また課題を明らかにする際は、社内だけではなく顧客や取引先の視点も踏まえ、好印象が与えられるかどうかも重要です。自社の課題が明らかになれば、そのゴールへ向けた優先順位が自ずとみえてくるため、検討の際の判断基準となります。

メリットだけではなくデメリットも踏まえて検討する

レンタルオフィスごとに多彩なメリットがある反面、デメリットも存在します。例えば、上質なサービスを提供するレンタルオフィスは、その分料金が高額になる傾向です。逆に、リーズナブルさを売りにしているレンタルオフィスはグレードや利便性に劣ることがあります。メリットとデメリットの双方を踏まえ、自社の優先順位と照らし合わせて検討すれば、最適なレンタルオフィスが選べるはずです。

将来的な利用人数を踏まえたスペースを確保する

レンタルオフィスは、ルームごとに利用可能な人数が異なります。利用人数にそぐわない広さだと、コストパフォーマンスが割に合いません。また将来的にスタッフの増加が見込まれる場合は、その人数も踏まえた広さを選ぶことが必要です。人数の増減に合わせて拡大・縮小へ柔軟に対応するレンタルオフィスなら、移転およびそれに伴うコスト増加が防げます。

事前に内見する

レンタルオフィスを選ぶときは、事前に内見のうえ検討しましょう。多くのレンタルオフィスが公式webサイトやパンフレットなどでサービス内容を公開していますが、文字や画像だけですべてが分かるわけではありません。実地で目で見て確認することで、内装・外装や受付の様子、オフィスの周辺環境などの実態が分かります。また内見では、担当スタッフに疑問点を即時に確認できるため、不安を解消したうえで契約できるのもメリットです。

【事業形態別】レンタルオフィスの選び方

ここからは、事業形態別に、最適なレンタルオフィスの選び方を紹介します。

大企業

大企業は、事業拡大や働き方改革、新規プロジェクト用のドロップインなどによるサテライトオフィスとしてレンタルオフィスを利用するケースが多いでしょう。

それを考慮すると、選定時に重視すべきポイントは、大人数の利用を踏まえた導線を描きやすい内装設計と利便性の高さです。ラグジュアリーな外装とハイグレードな内装を備えるレンタルオフィスなら、大企業にふさわしい快適なビジネス空間がすぐに構えられます。

中小企業

中小企業がレンタルオフィスを利用する目的として多いのが、事業拡大による新拠点の設置です。したがって、人数に応じた個室の占有ワークスペースのほか、ミーティングおよび来客応対のための会議室やラウンジなどが別途に備わっているかどうかをチェックしましょう。

また周辺環境が整っており、有人カフェやパントリーサービスなど内部設備のグレードの高いレンタルオフィスを選べば、福利厚生の充実が手軽に図れます。

起業・スタートアップ経営者

起業や小規模のスタートアップにレンタルオフィスを利用する場合、大前提となるのは法人登記に対応していることです。くわえて、ただワークスペースを貸し出すだけではなく、付加価値のあるレンタルオフィスならコストパフォーマンスが高いでしょう。

起業直後で資金・人材などのリソースが十分にそろっていない場合は、専門的なビジネスサポートを提供するレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。また、人脈づくりおよび販路創出のきっかけとなるメンバーシップやコミュニティの規模・活動の充実度も要チェックです。さらに短期間での事業および人員の拡大・縮小の可能性があることを考慮すると、契約期間が1〜2カ月単位のレンタルオフィスを選べば途中解約のリスクが軽減します。

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士業の事務所

士業の方の事務所にふさわしいのは、信頼性の高さと安心感が示せるレンタルオフィス。また、機密性の高い個人情報を扱うことが多い性質を踏まえると、バックオフィスとは別に顧客応対のためのプライベート空間が不可欠です。立地から建物の外装・内装、設備に至るまで、すべてハイグレードでラグジュアリーなレンタルオフィスを選べば、多くの信頼が寄せられるでしょう。

あわせて、受付事務や経理、秘書などのビジネスコンシェルジュを利用すれば、最小限の人件費でコア業務に専念できる環境が整います。近年はリモートでの打ち合わせや裁判・調停などの機会も増加しているので、高性能な通信機器および安定した電話・インターネット回線も欠かせません。

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個人事業主・フリーランス

個人事業主の方やフリーランスの方は、コンパクトかつ柔軟に利用できるワークスペースへの需要が高い傾向にあります。もちろん個室もよいのですが、バーチャルオフィスとコワーキングスペースを必要に応じて組み合わせることで、プライバシー対策と柔軟なワークスタイルが実現するでしょう。

またWi-Fiといった無線のインターネット回線を利用する頻度も高いため、データセンターのセキュリティレベルも要チェックです。いずれ法人化を検討している場合は、登記の可否も確認しておきましょう。

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