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レンタルオフィスとは？料金に対する満足度の高いワークスペースを選ぶコツ
近年、従来のオフィスとは一線を画す、利便性と柔軟性を兼ね備えたフレキシブルなワークスペースへのニーズが高まっています。そこで注目されているのが「レンタルオフィス」です。
この記事では、レンタルオフィスの特徴やトレンドの背景のほか、料金の目安、メリット・デメリットについて、賃貸・シェアオフィス・バーチャルオフィスといった別形態のオフィスとの違いも踏まえて解説します。安心して利用できるオフィスを見極めるポイントや、開業・法人登記の可否など、よくある疑問・質問への回答もまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。
レンタルオフィスとは
まず、レンタルオフィスの特徴と現状を確認していきましょう。
レンタルオフィスの特徴
レンタルオフィスとは、ビジネスに必要な設備や環境が整った貸事務所を指します。柔軟なワークスタイルを実現するオフィスの新形態「フレキシブルオフィス」の一つです。デスク・チェアや収納器具、インターネット回線など基本的な設備が整ったワークスペースが定額料金で利用できます。
レンタルオフィスにおける個室・共用スペースの規模や利用人数などは、サービス・プランによってさまざまです。起業・創業のほか、新拠点やサテライトオフィスの設置、フリーランスなど、多種多様なビジネス形態に対応します。
レンタルオフィスの需要が高まる背景
レンタルオフィスをはじめとするフレキシブルオフィス市場は、大都市圏を中心として近年急速に拡大傾向です。
総務省がまとめた調査によると、働き方改革に前向きな企業は全体の28％です。大企業のほか、零細企業や10年以内に起業・創業した新興企業も、働き方改革およびそれに対応するためのサテライトオフィス設置に積極的だと分かりました。
とはいえ現時点ではフルリモートではなく、オフィス出社と組み合わせたハイブリッドスタイルが主流のため、オフィスを完全になくすのは困難です。しかし、従来の賃貸のオフィスでは、稼働率に対して運営コストがかかり過ぎます。
そこで注目され始めたのがレンタルオフィスです。本社としての利用のほか、サテライトオフィスなど、さまざまな用途に活用・切り替えができるため、目的やニーズに応じて使い分けられます。
サービスオフィスといった、レンタルオフィスをグレードアップした新サービスの展開も広まりつつあり、需要は今後ますます高まっていくでしょう。
（出典：「サテライトオフィス」設置に係る民間企業等のニーズ調査（分析概要）｜総務省地域力創造グループ地域自立応援課）
【階層別】フレキシブルオフィスの種類と違い
フレキシブルオフィスには、大きく分けて次の4種類があります。
- レンタルオフィス
- サービスオフィス
- シェアオフィス・コワーキングスペース
- バーチャルオフィス
以下では、4種類のフレキシブルオフィスを「プレミアム」「スタンダード」「エコノミー」の3つの階層に分類し、それぞれの特徴をまとめました。
| 階層 | 種類 | 特徴 |
|---|---|---|
| プレミアム | サービスオフィス | 高品質な個室のワークスペースとプロフェッショナルな有人サポートを提供するハイエンドモデル |
| スタンダード | レンタルオフィス | 最低限かつ一般的なワークスペースとビジネスサポートを提供する基本モデル |
| エコノミー | シェアオフィス コワーキングスペース バーチャルオフィス | ワークスペースやビジネスアドレスを必要に応じて柔軟に確保できるライトモデル |
Tier1：プレミアム
フレキシブルオフィスのうち、最もプレミアムな階層に属するのは「サービスオフィス」です。サービスオフィスとは、ハイグレードな立地のワークスペースと充実のオフィスサービスを提供する、レンタルオフィスのハイエンドモデルを指します。
基本的に、サービスオフィスの拠点は、東京都内でいうと丸の内や永田町、六本木といった一等地のオフィスビルを中心に展開されています。ラグジュアリーな外装・内装やビジネス家具のほか、高性能な先端ビジネス機器など、防音性やセキュリティ性にも優れた快適なビジネス空間が提供されます。
物理的環境が優れているだけではなく、有人サービスもプロ仕様です。有人受付や電話応対、秘書・総務サポート、ITコンサルティングなど、一流のビジネスサービスにふさわしいサービス内容となっています。また、共用スペースでは、防音性に優れたフォンブースやバリスタグレードのドリンクや軽食が提供されるサービスもあります。
ただ、サービスオフィスは、サービス品質がプレミアムな分、一般的なレンタルオフィスより費用が高額です。とはいえ、費用に対する投資効果が非常に高いため、レンタルオフィスに高い付加価値を求めているビジネスパーソンにとって、合理的な選択肢だといえます。
Tier2：スタンダード
フレキシブルオフィスのスタンダード階層に属するのは、多くの一般的なレンタルオフィスです。ワークスペースは個室を基本とし、占有スペースにあるビジネス家具・機器や、共用スペースに設置されているコピー機などのビジネス機器が提供されます。
スタンダード階層は、サービスの種類や品質は必要最低限ですが、自社でオフィスやビジネス設備を購入・所有するより圧倒的にリーズナブルです。プロバイダーやプランによっては、有人サービスを提供するものもあり、郵便や電話の一時対応がまかせられるので、うまく活用すればコア業務に集中する時間が増えるでしょう。
ただし、サービスの種類や品質はプロバイダーによって大きく異なります。ワークスペースを最大限に活用するためには、自社とのマッチングの見極めが肝心です。
Tier3：エコノミー
フレキシブルオフィスのうち「シェアオフィス」「コワーキングスペース」「バーチャルオフィス」は、最もリーズナブルなエコノミー階層に属します。
シェアオフィスとコワーキングスペースは、占有スペースがフロアの一区画の間仕切り、もしくはデスクで、会員制フリーアドレススタイルのオープンな空間となっていることが多いです。オフィス内の設備・機器は基本的にすべて共用となり、オプションサービスで契約の範囲内で個別対応が提供されることもあります。なお、区分としてはエコノミークラスに分類されるとはいえ、プレミアムやスタンダードの階層に遜色ない、高品質なワークスペースと有人サービスを提供するプロバイダーも存在します。
バーチャルオフィスは、拠点のアドレスをレンタルする、いわゆる「住所貸し」サービスです。物理的なワークスペースがなく、提供されるビジネスサポートも電話取次・郵便物収受といった最低限の内容となっている分、気軽に利用できる料金体系となっています。固定的なオフィスが不要で、より柔軟に活用できるワークスペースやビジネスアドレスを求めている方にとって、ベストな選択肢となり得るでしょう。
レンタルオフィスの料金の目安
一般的に、レンタルオフィスの多くが月額制のサブスクリプションとなっています。月額料金の相場は、都内のスタンダードなレンタルオフィスで10万円前後、ハイエンドモデルのサービスオフィスだと20万円前後です。サービスの種類が多く、品質に優れるほど、高額な料金が設定されています。
プロバイダーによっては、基本料金内のサービスとは別途にオプションサービスを展開し、ユーザーのニーズに応じて組み合わせられる仕組みになっていることもあります。また、オフィスの利用開始時に、入会金・保証金といった初期費用や共益費がかかったり、更新・退去時に手数料がかかったりすることもあるので、事前にチェックしてください。
賃貸と比較したレンタルオフィスの5つのメリット
ここでは、一般的な賃貸オフィスと比較した、レンタルオフィスの5つのメリットを紹介します。
ROI（投資対効果）に優れる
レンタルオフィスを利用することで得られる最も大きなメリットだといえるのは、優れた「ROI（投資対効果）」です。好きな立地のアドレスと建物、必要な設備が、自社に合わせて資産化できます。
もし賃貸であれば、一等地のビジネスビルに入居し、高級感のある家具や高性能な先端設備をそろえようとすると、数千万〜数億円は下りません。また、入居できる状態になるまでには、年単位の時間がかかることもあります。
レンタルオフィスなら、こうしたハイグレードなワークスペースでも、定額料金で活用できます。加えて、契約完了後すぐにセットアップできる点も強みです。投資額を増やすほど、自社単位で用意すると膨大なコストがかかるような優れた設備やサービスが提供されるので、ROIが非常に高いといえます。
自社リソースを補填できる
レンタルオフィスが提供する、秘書・総務やITサポートなどのオフィスサービスは、自社リソースとして活用可能です。
少数精鋭の現場では、来客受付や電話応対、郵便物の収受などに手間を取られ、コア業務に専念する時間が圧迫されているケースもあるでしょう。かといって、専門の従業員を新たに雇用すると、1人あたり数十万円〜の人件費が継続的にかかります。また、従業員の専門性を見極めるのは容易ではなく、高度な人材を獲得するには採用コストと給与支払の負担が大きくなりがちです。
レンタルオフィスなら、基本料金内もしくは月額数千〜数万円程度のオプション追加で、人的リソースを補填できます。特に、高品質なサポートを提供するサービスオフィスを選べば、多言語対応や高度なITスキルなどを備えた、各部門のプロフェッショナルによるオフィスソリューションが得られます。各種許認可の手続きに精通したスタッフが在籍するサービスもあり、スタートアップや、これから起業・法人化を目指すビジネスパーソンを、バックオフィスで全面的にサポートしてくれるでしょう。
付加価値の高い共用設備が使える
レンタルオフィスには、占有できるワークスペースのほか、共用のビジネスラウンジやフォンブース、カフェなどが併設されています。自社で独自に用意すると莫大な工事費や設備費がかかる付加価値の高い設備が、基本料金内で利用可能です。
また、プロバイダーやプランによっては、別途レンタル可能な会議室やイベントスペースなどがオプションサービスとして提供されます。来客時や社内外のミーティング、イベント・セミナー開催のときだけなど、必要な分だけレンタルでき、別途個室を自社所有する場合の待機コストの削減につながります。
セキュリティ対策の負担が軽減する
レンタルオフィス全体のセキュリティ対策は、基本的にプロバイダーが管理・運用します。セキュリティ対策にかかる費用も、基本料金内に含まれるので、自社の負担が最小限です。
特に、ハイエンドモデルのサービスオフィスなら、占有スペースが施錠可能な個室になっていることはもちろん、壁の防音性、SSIDや個別回線の提供などのITインフラのセキュリティ管理も徹底されているので、情報漏洩リスクが抑えられるでしょう。
拡大・縮小に柔軟に対応する
レンタルオフィスは、拡大・縮小が簡単です。賃貸オフィスだと、規模を拡大・縮小する場合、数百万〜数億円規模のコストがかかるうえ、移転の場合は各種許認可の変更手続きが必要になることもあるでしょう。
レンタルオフィスなら拡大・縮小などワークスペースの広さ・レイアウトが柔軟に変更できることはもちろん、一時的・短時間の人員増員・削減にもスムーズに対応します。リードタイムもほとんどかからず、契約が完了すればすぐにセットアップ可能です。必要に応じて速やかにワークスペースを最適化できるため、自社のニーズやビジネスのフェーズに合わせてオフィスの広さも調整したいと考えているときの有力な選択肢となるでしょう。
レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスにはたくさんのメリットがある反面、次のような点がデメリットになることもあります。
利用条件が限定されることがある
レンタルオフィスにあらかじめ備わっているビジネス環境は、改装や入れ替えができない場合があります。利用人数や、持ち込む設備・機材のサイズによっては、対応できないケースもあるため注意が必要です。
また、オフィスの利用時間が決まっていたり、共用スペースの利用が予約制になっていたりするサービスだと、早朝・深夜の業務や海外とのやり取り、来客時などの対応に差し障るかもしれません。加えて、レンタルオフィスは建物を他社と共有するという性質上、多くの顧客が訪れる小売店や、騒音・異臭が問題となる可能性のある飲食店などには不向きです。
一部のサービスでは、業種・業態による利用制限が設けられていることもあるので、事前に確認のうえ、最適なワークスペースを選択しましょう。
サービス内容によっては割高になる場合がある
基本料金に含まれるサービス内容が少ないレンタルオフィスだと、オプションを組み合わせていくうち、コストが高額になってしまうことがあります。オフィスの利用頻度や期間によっては、割高になることもあるでしょう。
従って、事業拡大の可能性のある企業や、柔軟なワークスペースが必要な場合は、基本サービスの充実したレンタルオフィスのほうが、長い目でみて合理的な判断だといえます。一時的な料金の安さではなく、ROIを重視して選ぶことをおすすめします。
また、グレードの高いサービスオフィスの多くは、利用開始時に保証金の支払いが必要です。保証金は、退去時の状態に問題がなければ返金されますが、未収金がある場合は戻ってこないケースもあることを把握しておきましょう。
レンタルオフィスの選定基準
レンタルオフィスを選ぶときは、次の4つのポイントを基準に比較・検討してみてください。
- 個室のスタイルと広さ
- オフィスの立地
- 設備・サービスの種類やグレード
- 防音性
個室のスタイルと広さ
レンタルオフィスを選ぶ際は、業務の性質やスタッフの人数、ニーズに対応する個室を備えているかどうかをチェックしてください。完全個室もしくは多様な個室のスタイルがあるうえ、スペースの広さも、サービスごとに多種多様だからです。
例えば、完全個室のレンタルオフィスは、外部と遮断できるためプライバシーが厳重に保護できます。一方、衝立で仕切られた半個室タイプは、よりコストを抑えて利用できる点が魅力です。
オフィスの立地
好条件の立地のオフィスを選定することで、業務効率化および社会的な信頼性のアップにつながります。せっかくオフィスを構えても、立地が悪いと利便性・生産効率やスタッフのモチベーション、対外的なイメージがダウンしかねません。
立地を比較する際は、通勤・移動のしやすさや土地のイメージなど、さまざまな要素を複合的に考慮することが重要です。
オフィスの立地
どのような設備やサービスが提供されるかは、今後のビジネスを大きく左右する要素の一つです。例えば、次のような設備・サービス内容およびグレードは、提供元によって大きく異なるので、しっかりチェックしましょう。
- 家具・設備のメーカーやブランド
- ビジネスサポートの内容
- 共用スペースの充実度
- 会議室・イベントスペースの有無
- セキュリティ対策
上質なオフィス空間を求めているなら、ハイグレードなオフィスが手軽に利用できるサービスオフィスが最適な選択肢だといえます。
防音性
ワークスペースの防音性は、レンタルオフィスの選定時に見落としがちなポイントです。防音性能が低いと、騒音で業務の妨げになるだけではなく、電話・会議の内容から情報が漏えいしかねません。
また、周囲の音が漏れ聞こえる環境は、対外的な信用度やブランディングにも悪影響を及ぼすことがあります。特に、機密情報を扱うような高いセキュリティ性が求められるビジネスの拠点とする場合は、間仕切りで天井の開いたシェアオフィス、フリーアドレス制のコワーキングスペースのようなフレキシブルオフィスはふさわしくありません。
壁の高さや厚さ、素材、BGMといったサウンドマスキングの有無など、多角的にチェックして、防音性に優れるレンタルオフィスを選ぶことが推奨されます。
レンタルオフィスに関するFAQ
以下では、レンタルオフィスに関してよくある疑問・質問をまとめました。
レンタルオフィスで開業・法人登記や法人口座の開設は可能？
法律上、レンタルオフィスの住所は、名刺やウェブサイトに記載できるのはもちろん、開業・法人登記時や各種許認可の申請時の本拠地、法人口座開設など、さまざまな手続きに利用可能です。ただし、契約内容に含まれる場合と、プロバイダーの認可が得られたときに限ります。サービスやプランによっては、住所利用が制限されていることもあるので注意してください。
また、手続きの種類や提出先の機関の判断により、レンタルオフィスの住所の利用が認められないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。加えて、開業に事務所要件が定められている一部の業種では、オフィスのレイアウトや環境条件が規定されていることから、法的なルールに合致するかどうかも含めて検討してください。
レンタルオフィスは怪しいって本当？
レンタルオフィスは、自社所有の物件・住所ではないという性質から「怪しい会社が利用する」という悪いイメージを持たれるのではないかと心配している方もいるかもしれません。結論として、レンタルオフィスは過去に犯罪に利用されることもあったとはいえ、現在は入居審査が厳しくなっているので「レンタルオフィス＝怪しい」というのは誤解です。
レンタルオフィスに入居することによるイメージダウンを懸念しているなら、入居審査が特に厳格なサービスを選ぶことをおすすめします。入居審査の厳格さは、信頼性の証です。逆に、誰でも入れる自由度の高いオフィスは、安全性を損ねるリスクを孕んでいるといえます。誰でも入会できないことは、一見すると不便に思うかもしれませんが、安全・安心を担保するために欠かせない措置なのです。
例えば、本人確認といった基本的な項目に加え、事業内容や過去の履歴、予定している利用形態など、より詳細な適合チェックを行うレンタルオフィスは、審査が厳格な分、信用性も高いと考えられます。あえて入居審査が厳しく行われるレンタルオフィスを選ぶことで、自社の資産と、対外的なブランディングを守ることにつながるでしょう。
レンタルオフィスを利用するならより上質なサービスオフィス「エグゼクティブセンター」へ
単なるワークスペースにとどまらない、ハイグレードなレンタルオフィスをお探しなら「エグゼクティブセンター」にご相談ください。東京、横浜をはじめ、千代田区、丸の内・東京駅周辺、渋谷区など、都内10拠点を展開しています。サービスオフィス、コワーキング、バーチャルオフィスなど、用途や規模に応じた最適なワークスペースが見つかります。高機能かつラグジュアリーなオフィス空間が、24時間365日自由に利用可能です。
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共用スペースには、落ち着いた印象のビジネスラウンジのほか、高い防音性能を誇るフォンブース、バリスタ常駐のカフェバーを併設。エントランスで入居者や来客、電話・郵便物に対応するのは、ホテル勤務経験のある受付スタッフです。
さらに、秘書・総務やITコンサルティング、会社設立・各種許認可に関するアドバイス、イベント開催支援など、プロ仕様のコンシェルジュサービスでビジネスの運営をサポートします。
用途やニーズに合わせてカスタマイズしたプランを提案するので、内覧の申し込みやちょっとした疑問・質問など、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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