【辦公術語懶人包】甚麼是 Hot Desk？一文助您了解定義、優勢及設施

在靈活辦公趨勢的席捲下，企業對於辦公室租賃的需求開始改變，轉而追求更具彈性的工作環境。Hot Desk (又稱為 Hot Desking 中文翻譯為流動辦公桌) 正是其中一種應對現代工作模式的方案，尤其適合初創企業、自由工作者及希望降低固定開支的企業。香港市場的在租賃成本高昂且競爭激烈，相對於傳統辦公室租賃方案，靈活辦公環境除了能讓企業以較低成本享有一流商業地址，也能避免簽訂固定長期租賃合約，減少企業所背負的財政壓力，一石二鳥。

Hot Desk 意思是甚麼？

Hot Desk 中文為「流動辦公桌」或「自由辦公桌」，是其中一種靈活辦公空間租賃方案，租戶可以自由選擇空置的工作區域，毋須將自己綁定在固定辦公桌來處理業務。作為其中一款較常見的共享辦公室方案，不少專業人士表示在一個靈活彈性的辦公氛圍下，工作效率和生產力有著顯著提升，亦能有效激發創意靈感。此外，若然員工希望能有個人辦公空間，Dedicated Desk (專屬辦公桌) 也是其中一個選項。由此可見，企業若然選擇採用 Hybrid Work Model (混合工作模式)，靈活辦公模式就能相輔相成，比租用傳統辦公室更富機動性和效率。

在香港，許多企業，特別是跨國公司、科技企業及初創公司，正轉向使用流動辦公桌，以提升員工協作機會，同時可以減少成本並應對工作模式的最新趨勢。這種靈活安排有助於降低長遠租金開支，同時維持專業的企業形象。

Hot Desking 流動辦公一般包括甚麼設施？

Hot Desking 流動辦公桌並非僅僅提供一套桌椅，更是配備了一系列先進的商務設施，讓員工即便不固定工作地點，也能保有高效的工作品質。德事商務中心的共享辦公方案有著多元化辦公設備，能讓不同客戶享受全面服務配套，而 Hot Desk 流動辦公桌能提供以下核心支援：

• 穩定網絡及 IT 支援：無論在哪裡工作，都能連接高速網絡，確保業務運作流暢。
• 符合人體工學的傢俱：設計舒適的辦公桌椅，支援長時間工作的專業人士。
• 按需租用會議室及活動空間：員工可便輕鬆預約會議室，適合進行會議或討論。
• 共享茶水間及休息區：高級舒適的共享設施，方便員工小歇或建構社交關係。

對員工而言，這類設施使其具備辦公的所有必要資源與環境，而對企業而言，這代表著可用最低成本獲得頂級寫字樓的專業形象。

繼續探索：靈活辦公新手指南：掌握共享辦公室的七大好處

流動辦公桌的好處

流動辦公座位不僅僅是傳統辦公室的替代方案，更創造了更具創意和流動性的工作體驗。以下是各種選用 Hot Desk 好處：

1. 提升靈活性與員工機動性

隨著遙距辦公與混合辦公模式的盛行，員工越來越期待擁有更具彈性的工作方式，而流動辦公方案可以有效協助企業提供不受地理所限制的共享辦公空間。員工可以根據自身需求，在舒適的環境中投入工作，不受傳統辦公室設定所限制。Hot Desking 流動辦公模式讓員工擁有更自由的時間管理及無需被固定座位束縛。工作者可以根據當日的會議安排，工作需求甚至個人偏好來選擇最合適的辦公環境，替傳統固定座位帶來顛覆。

根據 Workplace Trends 2023 報告指出，靈活辦公的需求近年不斷上升，而當中有超過 80% 受訪企業皆採用了靈活辦公模式。除了全遠端企業外，大多數公司都希望員工有實體共同辦公機會，但不一定需要長期租用專屬座位。流動辦公即時解決公司場地規劃與辦公空間淡旺季使用問題，確保企業資源不被閒置。

德事商務中心提供 City Pass 城市通行證，讓您在同一個城市內尋找合適地點來辦公，為您帶來便捷的辦公生活。

2. 促進團隊協作與網絡建立

由於 Hot Desk 開放式辦公桌沒有固定的座位安排，員工可以隨時與來自不同部門及工作領域的人交流。尤其是在創新產業或聯合辦公環境中，此安排可以促進創意交流與業務合作，發掘更多潛在商業發展機會與市場價值。租用 Hot Desking 有效促進 Diversity & Inclusion (多元共融)，打破傳統辦公室的座位區隔，鼓勵不同專業人士進行跨團隊交流，有利於刺激創新意見和整合不同企業文化。

德事商務中心一直重視並鼓勵會員之間互相交流，在出租共享辦公室的同時推行 TEC Community™ 文化，希望能協助會員擴大社交網絡，讓您輕鬆拓展工作人脈。

3. 讓您隨地處理日常業務

現代企業開始採用更靈活的工作政策，容許員工自行選擇辦公時間與地點，尤其適合商務旅遊及流動工作者。Hot Desk 流動辦公桌能讓企業和員工即使身處不同地方都能處理日常工作，讓您與散落在世界各地的專業人士實現更具彈性的互動。在維持基本生產力和辦公效率的同時，Hot Desk Office 有效降低企業的營運成本。

德事商務中心的 Global Pass 環球通行證在全球各地合共 30 多個 TEC 商務中心內處理業務，能夠讓您感受到可以隨處辦公的靈活自由。

4. 節省租賃與維護費用

包括香港在內，世界各地不少 Central Business District (簡稱 CBD，亦稱作中央商務區) 寸金尺土，商業辦公室租金尤其昂貴，租用一個完整的傳統辦公室成為企業主要的支出之一。透過選擇 Hybrid Work Model 流動辦公模式，企業可避開固定辦公空間的租約需求，同時仍為員工提供專業且功能齊全的工作環境。選用靈活辦公空間除了能節省租金，同時也不需自行購買辦公設備和配套來滿足日常辦公需要，能顯著地增加成本效益。部分靈活辦公室更有駐場專業服務團隊，能為您提供一站式貼心服務，讓您能專注於處理日常業務。

5. 符合環保與 ESG 政策

自從 COVID-19 時期開始，對比起辦公空間大小，不少企業更關注於辦公室質量和配套等條件，因此有部分公司選擇縮小辦公空間大小。此舉一方面能減省不必要的租賃費用之餘，另一方面還有助於降低公司碳排放和碳足跡，符合不少企業的 Corporate Social Responsibility (簡稱為 CSR，亦稱為「企業社會責任」) 以及 Environmental, Social and Governance (簡稱為 ESG，亦稱為「環境、社會和管治」) 政策。相比於傳統辦公室，Hot Desk 意味著企業能善用一個較為細小的空間，通過靈活辦公模式，以較低資源支出讓不同團隊擁有統一辦公品質。靈活辦公能為您帶來的環保效益如下：

i) 環境效益⸺減少能源消耗與碳排放

傳統固定座位很容易導致閒置區域的空調、照明、電子設備等持續過度運作，而 Hot Desk 可靈活調整辦公區域大小，有效降低辦公樓總用電量。Hot Desking 方案亦能免卻大規模裝潢需要，一般傳統辦公室內的工位或需定期翻新，而 Hot Desk 座位採用模組化設計，有效延長辦公傢俱的使用週期，降低裝潢廢置物料與物業碳足跡排放。

ii) 社會效益⸺減提升員工健康與對於工作滿意度

租用 Hot Desking 的員工可彈性自由選擇工作環境，依照需求可以選擇屬於半開放式空間的 Phone Booth 私人通話間，或是能讓您與不同人士溝通交流的 Coworking Lounge 公共開放區域，甚至可以直接預約獨立的會議室。有研究指出，企業若能提供混合辦公模式選擇，則能有效提升員工滿意度，從而改善工作效率與心理健康，減少他們出現「安靜離職」的情況。

iii) 管治效益⸺降低營運風險

若然企業採用 Hybrid Work Model 混合辦公模式，即使受到極端氣候或疫情影響，員工還是有機會繼續進行處理日常業務，維持日常生產力。通過租用 Hot Desk，公司還能分散營運風險，減少單一對傳統辦公室的極度依賴，避免因為不穩定因素而影響 Business Continuity Plan (簡稱為 BCP，翻譯作業務持續性)，符合企業治理的韌性要求。

整體而言，混合辦公模式配合 Hot Desking 的營運風格有助企業推動能符合 CSR (企業社會責任) 的政策，旨在強調辦公靈活性，同時滿足環保與 Sustainability 永續發展的要求。

深入比較：Work from home vs Coworking Spaces（在家工作 vs 共享辦公）：哪種模式更適合您？

如何選擇最佳的 Hot Desk 流動辦公桌？

1. 挑選合適辦公地點

以香港為例，大多數企業會選擇中環、金鐘或鰂魚涌等主要商業地區位置的流動辦公空間。除了能享受一個佔盡地理優勢的商務地址，讓自己的企業屹立於頂尖金融區域之外，還能增加企業聲譽與深化專業形象，同時還有機會與其他知名國際企業作為鄰居，大大增加合作機遇。

德事商務中心於金鐘太古廣場二座、中環國際金融中心一期及鰂魚涌港島東中心等商業地標內出租一流的香港共享辦公室，希望能為租戶帶來極大的商業價值以及無與倫比的營商環境。

2. 提供完善辦公資源、服務和設備

租用 Hot Desking 之前，建議先比較不同辦公室出租服務所包含的設備和服務，不同商務中心都會有各自的服務特色，最好是先按照需要篩選合適空間。當然，選擇具備一站式全面商務支援的辦公空間相對能為企業帶來更高的價值，但是相對地租賃價錢也會因而有所不同。若然商務中心能提供靈活辦公資源和彈性的服務配套，如郵件處理服務、會議室、貴賓休息室等，也許能夠提升團隊之間的協作力與企業可信度。

德事商務中心提供多種共享辦公室方案，包括 Global Pass 環球通行證、City Pass 城市通行證、Dedicated Desk 專屬辦公桌以及 Day Office 日租辦公室，不同方案所包含的服務優點各有不同，企業可以按照自己需要及公司資金來挑選合適方案。

3. 租賃服務提供者的品牌信譽與透明度

選擇 Hot Desk Office 自由辦公桌租賃服務時，「品牌聲譽」(包括中心的品牌信譽以及客戶評價等)與「透明度」(包括合約條款、費用結構、服務細節公開程度) 是兩大核心考慮因素，能助您進一步審視流動辦公桌租賃的服務質素。知名品牌通常比一般外界的空間租賃商有著一套標準服務流程，從而保障中心內所提供的服務基本質素，如穩定網絡連接、日常固定清潔服務，以及設有進階辦公設施等。另外，如果中心現有的客戶中有著知名國際企業或客戶數量不少，那麼空間租賃中心的可信任程度也會相對較高。針對透明度，理想的服務提供商會盡可能列出所在商廈的相關資料，如 LEED 或 ISO 等標籤認證，而服務層面上，有部分企業亦會提供詳細的條款及細則，以及相關的費用項目等，或有專員團隊負責跟進回應客戶的不同疑問。

德事商務中心服務超過 30 年，中心涵蓋眾多服務層面，收費項目亦會清晰列出。除了上述的共享辦公室外，還包括香港私人辦公室、香港會議室、香港虛擬辦公室以及香港活動場地等，為您提供不同選擇。

為何選擇德事商務中心的香港共享辦公空間？

在日新月異的商業世界中，Hot Desking 流動辦公桌不只是一種靈活的辦公選擇，同時是為迎接現代工作模式需求而誕生的解決方案。無論您是剛剛打進市場的企業、準備擴展香港人際網絡的初創公司或是已有穩固品牌聲譽但想削減寫字樓成本的大型企業，租用流動辦公空間能提供結合靈活性、專業性及成本效益的工作體驗，助您在香港維持競爭優勢。

因此，企業的靈活辦工方式不再局限於固定傳統辦公室，而由科技驅動的智能工作環境讓混合辦公模式變得普及，並成為各個業界的最新趨勢。選擇德事商務中心能讓您隨意挑選位於香港黃金商業區的靈活彈性辦公空間，既能維持企業形象，又無需承擔長期租約負擔。德事商務中心能為會員提供完善設備和額外服務，包括高速穩定網絡連接、咖啡吧服務、現場團隊支援服務、會員獨享社區，以及各種活動等，為您帶來更好辦公體驗。

為了滿足不同客戶要求，德事商務中心亦能按需提供企業方案等一站式服務，由選擇空間場地、安排裝潢佈局、仲介服務連接等全面涵蓋，讓您減省不必要煩惱。德事商務中心提供優越網上預訂流程與體驗，亦有一流的辦公設備，為客戶提供無與倫比的服務安排。此外，若然您對德事商務中心的共享辦公室感到興趣，您也可以嘗試一天免費共享辦公體驗，讓您率先感受在德事商務中心工作的感覺如何。

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